Catégorie Comptabilité

Vous êtes à la tête d’une entreprise et souhaitez piloter au mieux votre trésorerie ? Sachez que la maîtrise du risque client est primordiale pour une bonne gestion de votre comptabilité.

En effet, afin d’assurer le développement de votre business, vous devez prendre en compte l'éventualité des retards de paiement et comprendre comment faire face à ces créances clients.

Délais de paiement, informations sur le recouvrement de créances en cas d'impayés, quelles sont les bonnes pratiques en matière de prévention du risque... Nos experts vous disent tout sur les créances clients !

 

Pourquoi est-il important de maîtriser le « risque client » ?

Lorsque votre entreprise fournit un produit ou un service à l’un de ses clients, elle perçoit en retour une somme de sa part. S’il est dans l’incapacité de vous régler dans les délais convenus, il vous demandera un délai de paiement supplémentaire : c’est ce que l’on appelle la « créance client ».

Les encours clients – autrement dit la totalité des créances clients – représentent un réel risque pour votre trésorerie. En effet, un retard de paiement (ou pire : un impayé), est un manque à gagner, qui fait courir un risque sur la pérennité de votre entreprise.
Pourquoi ? Parce que vous devez, de votre côté, régler vos propres factures. Vous avez des sorties d'argent et vous subissez alors un décalage de trésorerie.
Pour vous en sortir, vous n’aurez bien souvent pas d’autre choix que de solliciter des crédits bancaires à court terme, ce qui représente un coût.

Il est donc indispensable de maîtriser les risques clients, afin que votre trésorerie reste en bonne santé !
Pour cela, concentrez-vous sur les causes de vos problèmes financiers potentiels, avant de chercher à enrayer les conséquences.

Posez-vous ainsi les bonnes questions :

  • Pourquoi n’arrivez-vous pas à ralentir le flux d’impayés ?
  • Quels outils ou quelles procédures devez-vous mettre en place pour réduire les retards de paiement ?
  • Suivez-vous correctement vos encours clients ?

 

L’anticipation, ou comment éviter les impayés !

Comme nous le disions précédemment, il est primordial de traiter le problème à la racine.
Il faut par conséquent anticiper, afin que toutes vos factures puissent être réglées en temps et en heure.
Pour cela, vous pouvez mettre en place différents outils pour que les créances soient réglées dans les délais accordés.

Instaurer des Conditions Générales de Vente

Dans un premier temps, soyez clair(e) dès le départ avec vos clients, lorsque vous leur vendez votre produit ou votre service. Vos Conditions Générales de Vente ne doivent laisser place à aucune ambiguïté, en particulier concernant le délai de paiement.
C’est un outil essentiel pour que vos créances soient recouvrées à temps !

Réaliser un fichier de « Suivi Clients »

Ensuite, nous vous encourageons vivement à créer un fichier de suivi regroupant toutes vos créances clients, qui doit comprendre :

  • L’identification de l’entreprise ou du particulier
  • Les contacts dans cette entreprise
  • Le montant de la créance et le délai accordé
  • Le rythme des commandes

Vous devez réaliser une analyse financière, vérifiant la solvabilité de votre client et surveiller sa situation financière afin de mesurer le risque de non-paiement de la créance.

Opter pour le moyen de paiement le plus simple

En choisissant les moyens de paiement les plus fiables, vous minimisez le risque d’impayés. Nous vous conseillons donc de privilégier la carte bleue, les virements et les chèques (certifiés et chèques de banque).

En tant qu’Entrepreneur, sachez que vous devez respecter les conditions suivantes pour le choix du moyen de paiement :

  • Proposer à vos clients au moins 2 moyens de paiement
  • Préciser les moyens de paiement que vous n’acceptez pas
  • Si vous choisissez d’accepter les paiements en espèces, sachez qu’ils sont limités à 1000 euros par le droit français, depuis le 1er septembre 2015

 

Une bonne gestion de sa comptabilité pour préserver sa trésorerie

Pour vous permettre de surveiller les ressources de votre trésorerie et de contrôler au mieux le risque client, il est indispensable d’assimiler les fondamentaux de la comptabilité.
En effet, vous devez pouvoir évaluer vos besoins en financement pour optimiser et maintenir le développement de votre entreprise, qu’il y ait des créances clients ou non.

Une fois les mécanismes de la comptabilité compris, assurez-vous que votre fonds de roulement est nécessaire pour assumer un délai de paiement de la part de vos clients. S’il ne l’est pas, sachez que la banque a mis en place quelques solutions visant à vous aider :

  • L’escompte permet d’obtenir de la banque une avance de trésorerie. En contrepartie, vous devrez payer des intérêts sur toute la durée du crédit.
  • La Loi « Dailly » est une cession de créances. Vous pouvez transférer vos factures à la banque qui vous rembourse. La banque calcule des intérêts sur la durée, jusqu’au règlement par le débiteur.
  • Le crédit documentaire est une opération qui vous autorise à transférer vos paiements à votre banque (contre la remise de documents qui prouvent l’achat), dans un délai déterminé.

Ces solutions vous offrent l’assurance d’un confort financier, ou au moins d'un soutien nécessaire, le temps que vos créances soient remboursées.

 

Comment s’assurer du recouvrement des créances ?

Le recouvrement, c’est tout simplement la démarche que vous allez mettre en place pour obtenir du débiteur le remboursement de la somme due. Cela peut être une tâche très délicate à réaliser, car elle peut affecter vos relations avec vos clients. Pensez donc à adapter votre discours en fonction du profil du débiteur, des raisons du dépassement du délai et du montant de la créance.

Le recouvrement peut se faire en interne, à travers une méthodologie précise, ou en externe, en faisant appel à des acteurs spécialisés.

Recouvrement en interne : quelle méthodologie ?

Pour initier une stratégie de recouvrement en interne, il y a des étapes précises à suivre. Tout d’abord, vous devez appliquer les intérêts de retard et le taux des pénalités qui figurent sur les factures de vente. Pour en savoir plus, vous pouvez suivre notre formation CréActifs Comptabilité et Gestion pour non-comptables.

À l’aide du fichier client que vous avez créé, établissez la liste des clients que vous devez relancer en priorité. N’hésitez pas à les trier par ordre croissant (basé sur le montant des créances). Puis, réfléchissez aux actions à mettre en place en fonction de 3 facteurs précis :

  • Le profil du client
  • La durée du retard
  • Le montant de la créance

Choisissez ensuite le type de relance (simple relance, mise en demeure, etc.) et le moyen de relance (mail, téléphone, courrier, etc.) Vous pourrez alors déterminer qui est le collaborateur le plus adéquat pour contacter le client débiteur.

Si après toutes ces étapes, le débiteur n’a toujours pas réglé ses créances, vous pouvez choisir de faire intervenir la justice par le biais du recouvrement contentieux. Votre client sera dans ce cas dans l’obligation de reconnaître ses dettes et un huissier de justice pourra intervenir en cas de non-paiement.

Recouvrement en externe : quelle procédure ?

Si vous choisissez d’externaliser votre stratégie de recouvrement, vous pouvez faire appel à des sociétés d’affacturage. Ce sont des entreprises spécialisées dans le recouvrement de créances. En clair, en ayant recours à ce type de solution, vous sous-traitez la gestion de vos créances et fiabilisez vos rentrées de fonds. L’affacturage vous offre donc une véritable garantie. Toutefois, cela représente un coût à prendre en compte ! Ces structures retiennent 10 % maximum de la somme des créances reversées par le client débiteur.

L’assurance-crédit suit une démarche similaire, mais représente une solution plus économique. Elle vous permet d’éviter les impayés et demande en contrepartie une prime, ainsi qu’une participation aux frais de recouvrement. Notez que cette solution n’existe que pour les entreprises travaillant en BtoB.

La société d’affacturage et l’assurance-crédit ont une double fonction. En garantissant le recouvrement de vos créances clients, elles participent également à votre stratégie de gestion de risques client et vous font gagner un temps précieux ! Mais soyez prudent, car ces solutions peuvent impacter de manière négative vos relations avec vos clients.

 

Entreprendre, c'est prendre des risques... qu'on peut maîtriser !

Pour conclure, une bonne gestion de votre comptabilité et un suivi de vos créances clients vous permettront de maîtriser au mieux le risque client. Il est donc primordial de tout mettre en œuvre pour éviter de fragiliser votre trésorerie. Dans le cas contraire, la problématique est sérieuse : cela pourrait engendrer des problèmes financiers ; voire la faillite de votre entreprise dans certaines situations extrêmes.

Pour éviter d'en arriver là et développer une affaire prospère, le bon management d'une entreprise exige d'envisager et de prévoir les risques, pour pouvoir y faire face quand on y sera confronté.

 

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