Notes de frais : quelles sont les erreurs à éviter ?

La note de frais est LE document permettant aux collaborateurs de se faire rembourser les dépenses professionnelles engagées dans le cadre de leurs missions. Elle est essentielle pour assurer une gestion comptable rigoureuse, d’où l’importance de sa précision et de sa formalisation. Pour éviter que les notes de frais deviennent un casse-tête pour tous, voici les principales erreurs à éviter.

Erreur n°1 : Rester dans le flou

Une fois sur le terrain n’oubliez pas que vos collaborateurs seront livrés à eux-mêmes. Vous ne pouvez pas répondre en temps réel à toutes les questions qu’ils pourraient se poser concernant leurs dépenses : Ai-je le droit de choisir mon moyen de transport ? Ai-je le droit de réserver une chambre dans un hôtel 3 étoiles ? Le room service ou mini bar sont-ils autorisés ? Quels sont les frais qui me seront remboursés ?

La législation établit la liste complète des frais que chaque employeur se doit de rembourser à ses collaborateurs et parmi lesquels vous pourrez retrouver les dépenses les plus courantes : les frais de repas, les repas d’affaires, les indemnités kilométriques, les frais de transport et d’hébergement. Mais cela ne suffit pas. Pour lever toute ambiguïté, ou éviter les dérapages dans les dépenses, vous pouvez créer votre propre politique de dépense entreprise.

Que devez-vous définir dans votre politique d’entreprise ?

Votre politique de dépenses doit comprendre l’ensemble des règles régissant le remboursement des notes de frais, qui doivent être respectées par l’ensemble des collaborateurs. Vous pouvez par exemple définir le montant maximum autorisé par personne et par jour pour un repas d’affaires par exemple, préciser les conditions d’hébergement recommandées (hôtel – AirB&B etc.), les jours et plages horaires des dépenses…

Cela vous permettra :

• de garantir l’uniformité et vous assurer que tous les collaborateurs suivent le même processus de gestion de leurs dépenses professionnelles, ce qui favorise la transparence et l’équité au sein de l’organisation.
• de collecter des données : toutes les informations nécessaires pour élaborer des rapports comptables et réaliser des analyses sur les habitudes de dépenses au sein de l’entreprise. Cela vous permettra de prendre des décisions éclairées en matière de budget et de contrôle des coûts.
• de centraliser le processus avec des procédures claires et en mettant en place des mécanismes de contrôle appropriés. Cela facilite la conformité aux réglementations en vigueur et permet d’ajuster les règles au fil du temps en fonction des besoins de l’entreprise.
  À noter : Il est indispensable de communiquer cette politique de dépense à l’ensemble des collaborateurs et s’assurer du respect de celle-ci afin d’éviter toute interprétation et éventuelles dérives.

Comment rembourser les collaborateurs ?

Il existe deux types de remboursement des frais professionnels : le remboursement en réel ou la déduction forfaitaire. Il vous revient de décider lequel utiliser pour procéder au remboursement de vos salariés.

Le remboursement réel des frais consiste à rembourser aux collaborateurs les dépenses réellement engagées lors de leurs missions professionnelles. Pour que le remboursement puisse être effectué, le collaborateur doit fournir une note de frais détaillée, en mentionnant avec précision les dépenses et en fournissant les documents justificatifs nécessaires. Il est important de conserver ces justificatifs tout au long du déplacement professionnel afin de faciliter le processus de remboursement. C’est le collaborateur qui avance donc les frais avec ses propres fonds. Par la suite, il soumet sa demande de remboursement à l’entreprise qui la traite. Il est crucial de veiller à ce que la note de frais soit correctement réalisée et accompagnée de tous les justificatifs requis. En cas de documents manquants ou d’une note de frais mal remplie, le processus de remboursement peut prendre plus de temps ou la demande peut être refusée.

Le remboursement par déduction forfaitaire est un mode de remboursement où l’employeur verse une somme fixe, indépendamment du montant réel des frais avancés par le collaborateur. Par exemple, un remboursement de 25 € par repas peut être effectué, même si le collaborateur a dépensé seulement 20 €. Dans ce cas, le collaborateur n’est pas tenu de fournir des justificatifs des frais engagés. Cependant, il doit tout de même expliquer les raisons pour lesquelles ces frais ont été nécessaires.

Le montant du remboursement peut être identique pour tous les collaborateurs ou varier en fonction de la catégorie socio-professionnelle. Les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, les présidents de SAS et les PDG de SA ne sont pas éligibles à ce type de remboursement.

Erreur N°2 : Ne pas utiliser un modèle de note de frais

Il n’existe pas de modèle officiel de note de frais, ce qui signifie que théoriquement chaque collaborateur peut faire sa note de frais comme il l’entend… Mais sans ce document unique, vous prenez le risque de ne pas récupérer les informations nécessaires pour votre comptabilité, pour les contrôles fiscaux…

Aussi, pour uniformiser les informations recueillies et éviter les erreurs et interprétations, il est recommandé de proposer un modèle unique et commun à l’ensemble de leurs collaborateurs. Cela permet une gestion plus efficace, plus rapide, et réduit les risques d’omissions et donc les allers-retours entre les différents services pour récupérer les éléments manquants.

Notez que certains éléments sont indispensables lors de la création d’une note de frais, quel que soit le fonctionnement interne de votre entreprise. Ces éléments servent à justifier les dépenses des collaborateurs et les remboursements effectués par l’entreprise, et ils peuvent être exigés lors d’un contrôle fiscal.
La note de frais doit être nominative et datée et composée de différentes rubriques à remplir par le collaborateur qui aura effectué l’avance de frais.

Elle doit comprendre au moins les éléments suivants :

• la date de la dépense
• le lieu
• le montant
• le motif
• le montant de la TVA et le taux appliqué
  Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez par exemple utiliser le modèle de Notes de Frais
  de Mooncard !

Attention : Pour être considérée comme valide, chaque note de frais doit impérativement être accompagnée d’un justificatif de dépenses. Il peut s’agir d’une facture, d’un reçu ou encore d’un ticket de caisse. Toute note de frais dépourvue de justificatif peut être rejetée par l’entreprise.

Erreur N°3 : Sous-estimer l’impact d’une mauvaise gestion des notes de frais

Vous l’aurez compris, la gestion des notes de frais n’est pas un détail pour votre entreprise, et une mauvaise gestion peut entraîner des conséquences notables :

Des coûts financiers élevés : Une gestion inefficace des notes de frais peut conduire à des erreurs, des fraudes ou des dépenses excessives non justifiées. En fonction du volume des dépenses cela peut être un véritable enjeu pour votre trésorerie.

Une perte de temps et d’efficacité : Soyons francs, le traitement des notes de frais peut être un véritable chemin de croix ! Le traitement des notes de frais est lent et laborieux, nécessitant une vérification et une correction fréquentes. C’est une perte de temps considérable pour les employés responsables de la gestion des dépenses, ainsi que pour les collaborateurs soumettant leurs notes de frais.

Des erreurs et inexactitudes comptables : des dépenses non enregistrées ou mal catégorisées peuvent fausser les rapports financiers de l’entreprise et compliquer la tâche des services comptables.

Une mauvaise image de l’entreprise : Si les collaborateurs rencontrent des difficultés pour se faire rembourser leurs dépenses légitimes ou si le processus de gestion des notes de frais est perçu comme complexe et bureaucratique, cela peut créer une mauvaise image de l’entreprise et nuire à la satisfaction (et à la productivité) des collaborateurs.

Non-conformité réglementaire : Une mauvaise gestion des notes de frais peut entraîner une non-conformité aux réglementations fiscales et sociales en vigueur. Cela peut exposer votre société à des sanctions légales et à des problèmes de conformité.