Comment gérer vos créances clients ?

En tant que Chef d’entreprise ou Manager de Business Unit, vous devez prendre en compte l’éventualité des retards de paiement. Mais surtout, il vous faut comprendre comment faire face au décalage de ces rentrées de chiffre d’affaires, pour éviter de pénaliser votre stratégie commerciale.

Saviez-vous que 25% des dépôts de bilans en France sont dus à des impayés !

Lorsque l’on sait bien gérer ses créances clients, on comprend qu’il s’agit d’un puissant levier pour développer son business ! Les formateurs de CréActifs seront vous apprendre à :

• Savoir accorder des délais de paiement lorsque c’est nécessaire,
• Maîtriser la stratégie de recouvrement afin d’obtenir au moins 50% de la somme payée en 24H,
• Dialoguer avec ses partenaires en matière de recouvrement de créances et d’impayés,
• Utiliser les bonnes pratiques en matière de prévention du risque.

Pourquoi est-il important de maîtriser le « risque client » ?

Lorsque votre entreprise fournit un produit ou un service à l’un de ses clients, elle perçoit en retour une somme de sa part. S’il est dans l’incapacité de vous régler dans les délais convenus, il vous demandera un délai de paiement supplémentaire : c’est ce que l’on appelle la « créance client ».

Les encours clients – autrement dit la totalité des créances clients – représentent un réel risque pour votre trésorerie. En effet, un retard de paiement (ou pire : un impayé), est un manque à gagner, qui fait courir un risque sur la pérennité de votre entreprise.
Pourquoi ? Parce que vous devez, de votre côté, régler vos propres factures. Vous avez des sorties d’argent et vous subissez alors un décalage de trésorerie. Dès lors, pour vous en sortir, vous n’aurez bien souvent pas d’autre choix que de solliciter des crédits bancaires à court terme, ce qui représente un coût.

Afin de maîtriser les risques clients, concentrez-vous sur les causes de vos problèmes financiers potentiels, avant de chercher à enrayer les conséquences.

Voici les bonnes questions à se poser :

• Respectez-vous les délais de paiement légaux entre professionnel ?
• Pourquoi n’arrivez-vous pas à ralentir le flux d’impayés ?
• Comment éviter la récidive chez vos partenaires habituels ?
• Précisez-vous sur vos factures que vous appliquez des pénalités de retard ?
• Quels outils ou quelles procédures devez-vous mettre en place pour réduire les impayés ?
• Suivez-vous correctement vos encours clients ?
• La manière dont vous procédez actuellement pour recouvrer une créance est-elle pertinente ?
• Avez-vous un tableau de bord qui vous permet de réagir rapidement après un retard de paiement d’une semaine ?

Besoin d’aide pour mettre en place votre stratégie de lutte contre les créances impayées ?

5 règles pour savoir anticiper ou comment éviter les impayés !

Le fait d’anticiper d’éventuels difficultés fait partie des qualités indispensables à tout chef d’entreprise ou responsable de BU. Comme nous le disions précédemment, il est primordial de traiter le problème à la racine.
Il faut par conséquent anticiper, afin que toutes vos factures puissent être réglées en temps et en heure.
Pour vous aider, vous pouvez mettre en place différents outils pour que les créances soient réglées dans les délais accordés. Voici des exemples pratiques :

1 – Instaurer des Conditions Générales de Vente

Dans un premier temps, soyez clair(e) dès le départ avec vos clients, lorsque vous leur vendez votre produit ou votre service. Vos Conditions Générales de Vente ne doivent laisser place à aucune ambiguïté, en particulier concernant le délai de paiement. Rappelez bien sur chacune de vos factures, la date d’échéance pour le paiement.
C’est le B-A-Ba pour que vos créances soient recouvrées à temps !

2 – Réaliser un fichier de « Suivi Clients »

Ensuite, nous vous encourageons vivement à créer un fichier de suivi regroupant toutes vos créances clients. Cet outil essentiel au pilotage de votre comptabilité doit comprendre :

• L’identification de l’entreprise ou du particulier
• Les contacts dans cette entreprise (NOM, adresse e-mail, numéro de téléphone portable)
• Le montant de la créance et le délai accordé
• Le rythme des commandes

Vous pouvez aussi réaliser une analyse financière, en vérifiant la solvabilité de votre client. En surveillant sa situation financière, vous pouvez mesurer le risque de non-paiement de la créance. Vous pouvez utiliser l’outil gratuit en ligne de societe.com.

Egalement, le logiciel de facturation KPulse vous propose de suivre les factures et paiements et de relancer très facilement toutes les factures en retard de paiement.

3 – Opter pour le moyen de paiement le plus simple

En choisissant les moyens de paiement les plus fiables, vous minimisez le risque d’impayés. Nous vous conseillons donc de privilégier la carte bleue, les virements ou le liquide (dans la limite légale de 1.000 euros). Evitez les chèques.

En tant qu’Entrepreneur, sachez que vous devez respecter les conditions suivantes pour le choix du moyen de paiement :

• Proposer à vos clients au moins 2 moyens de paiement
• Préciser les moyens de paiement que vous n’acceptez pas
• Si vous choisissez d’accepter les paiements en espèces, sachez qu’ils sont limités à 1.000 euros par le droit français. Toutefois, ce plafond est relevé à 15.000 euros si le domicile fiscal de la personne qui effectue l’achat est à l’étranger et qu’elle règle une dépense personnelle (par exemple, achat d’un véhicule à usage privé).

4 – Disposer des compétences en matière de recouvrement qui soient appropriées

Pour vous permettre de surveiller les ressources de votre trésorerie et de contrôler au mieux le risque client, il est indispensable d’assimiler les fondamentaux de la comptabilité. Assurez-vous que la personne en charge du recouvrement soit :

• Motivée
• Bien formée
• Dispose d’outils de suivis modernes et adaptés
• Présente les qualités humaines nécessaires (bienveillante et ferme)
• Maîtrise les règles du recouvrement de créance : savoir relancer et négocier par téléphone, faire preuve d’écoute et de compréhension, capacité à identifier les blocages pour convaincre les clients de payer, être à même de contraindre le client tout en veillant à préserver votre relation commerciale.

Vous pouvez l’aider, en lui permettant d’accéder à notre formation sur les fondamentaux de la comptabilité et du recouvrement.

Vous devez pouvoir évaluer à tout moment vos besoins en financement, pour optimiser et développer votre entreprise, qu’il y ait des créances clients ou non !

1ère règle de bonne gestion de votre comptabilité

5 – Savoir se faire aider par sa banque

Une fois les mécanismes de la comptabilité compris, assurez-vous que votre fonds de roulement est nécessaire pour assumer un délai de paiement de la part de vos clients. S’il ne l’est pas, sachez que la banque a mis en place quelques solutions visant à vous aider :

• L’escompte permet d’obtenir de la banque une avance de trésorerie. En contrepartie, vous devrez payer des intérêts sur toute la durée du crédit.
• La Loi « Dailly » est une cession de créances. Vous pouvez transférer vos factures à la banque qui vous rembourse. La banque calcule des intérêts sur la durée, jusqu’au règlement par le débiteur.
• Le crédit documentaire est une opération qui vous autorise à transférer vos paiements à votre banque (contre la remise de documents qui prouvent l’achat), dans un délai déterminé.

Ces solutions vous offrent l’assurance d’un confort financier, ou au moins d’un soutien nécessaire, le temps que vos créances soient remboursées. Parlez-en à votre banquier.

Comment s’assurer du recouvrement des créances ?

Le recouvrement, c’est tout simplement la démarche que vous allez mettre en place pour obtenir du débiteur le remboursement de la somme due. Cela peut être une tâche très délicate à réaliser, car elle peut affecter vos relations avec vos clients.

Pensez donc à adapter votre discours en fonction du profil du débiteur, des raisons du dépassement du délai et du montant de la créance. Essayez aussi de vous mettre à sa place en lui demandant les raisons de ce retard. Faites preuve d’empathie, mais restez ferme afin d’obtenir le paiement d’une partie de la somme sous 24H.

Le recouvrement peut se faire en interne, à travers une méthodologie précise, ou en externe, en faisant appel à des acteurs spécialisés. Si vous n’avez ni le temps, ni l’envie, ni les capacités … ayez recours à une société de recouvrement. Chaque année, ces spécialistes du recouvrement arrivent à récupérer plus 1,5 milliards d’euros, indique le SAR.

Recouvrement en interne : quelle méthodologie ?

Pour initier une stratégie de recouvrement en interne, il y a des étapes précises à suivre. Tout d’abord, vous devez appliquer les intérêts de retard et le taux des pénalités qui figurent sur les factures de vente. Pour en savoir plus, sur ce qui est possible de faire et comment être efficace, vous pouvez suivre notre formation Comptabilité et Gestion pour non-comptables.

À l’aide du fichier client que vous avez créé, établissez la liste des clients que vous devez relancer en priorité. N’hésitez pas à les trier par ordre croissant (basé sur le montant des créances : les créances les plus importantes d’abord). Puis, réfléchissez aux actions à mettre en place en fonction de 3 facteurs précis :

• Le profil du client : particulier ou professionnel
• La durée du retard : jours, semaine, mois
• Le montant de la créance.

Choisissez ensuite le type de relance (simple relance, envoi d’une lettre de mise en demeure de payer, etc.) et le moyen de relance (mail, téléphone, courrier, etc.) Vous pourrez alors déterminer qui est le collaborateur le plus adéquat pour contacter le client débiteur et à quel moment il est plus judicieux d’appeler (de préférence en début de matinée en cas d’appel téléphonique).

Si après toutes ces étapes, le débiteur n’a toujours pas réglé ses créances, vous pouvez choisir de faire intervenir la justice par le biais du recouvrement contentieux. Votre client sera dans ce cas dans l’obligation de reconnaître ses dettes et un huissier de justice pourra intervenir en cas de non-paiement. Le problème, c’est que cela va prendre du temps : comptez entre 10 mois et plus d’un an. Avez-vous les épaules assez solides pour cela ?

Entreprendre, c’est prendre des risques… qu’on peut maîtriser !

CréActifs

Recouvrement en externe : quelle procédure ?

Si vous choisissez d’externaliser votre stratégie de recouvrement, vous pouvez faire appel à des sociétés d’affacturage. Ce sont des entreprises spécialisées dans le recouvrement de créances. En clair, en ayant recours à ce type de solution, vous sous-traitez la gestion de vos créances. Le plus souvent, la société obtient un paiement. Toutefois, cela représente un coût à prendre en compte ! Ces structures retiennent jusqu’à 10% de la somme des créances reversées par le client débiteur.

L’assurance-crédit suit une démarche similaire, mais représente une solution plus économique. Elle vous permet d’éviter les impayés et demande en contrepartie une prime, ainsi qu’une participation aux frais de recouvrement. Notez que cette solution n’existe que pour les entreprises travaillant en BtoB.

La société d’affacturage et l’assurance-crédit ont une double fonction. En garantissant le recouvrement de vos créances clients, elles participent également à votre stratégie de gestion de risques client et vous font gagner un temps précieux !

Mais soyez prudent, car ces solutions peuvent impacter de manière négative vos relations avec vos clients, car les méthodes employées sont assez musclées.

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez notre offre de formations à la Comptabilité et à la Finance !