Nouvelle réforme de la facturation électronique : les points-clés

Initialement prévue pour entrer en vigueur le 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises d’émettre et de recevoir des factures électroniques est reportée à une date ultérieure, qui sera sans doute fixée à début ou mi 2025. Cette réforme est issue de l’ordonnance du 15 septembre 2021 et de l’article 62 de la Loi de Finances pour 2023.

Quoi qu’il en soit, il est recommandé de vous préparer dès à présent à cette réforme et d’adopter dès aujourd’hui les bons réflexes pour maîtriser les règles de la facturation papier ou électronique. Afin de vous aider à y voir plus clair, voici les points clés sur la réforme de la facturation électronique qu’il est important de connaître.

Points clés de la réforme de la facturation électronique

1. Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Une facture électronique est un document comportant des mentions spéciales qui est émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré. Il existe à ce jour 4 formats électroniques possibles :

1. Échange de factures aux formats structurés, répondants à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…),
2. Communication de factures en format mixte, répondant à la norme européenne EN16931, associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran,
3. Formats optionnels (format EDIFACT, par exemple), sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP),
4. Flux dématérialisés (via EDI, API…) ou une saisie en ligne sur la plateforme publique.

Jusqu’à présent, les petites entreprises pouvaient continuer de rédiger et d’imprimer leurs factures sur papier, via un logiciel classique type Excel ou le plus souvent un logiciel de comptabilité dédié. Elles pouvaient aussi les envoyer à leurs clients par e-mail.

2. Quelles sont les plateformes dématérialisées des factures qui sont accréditées ?

Afin d’éviter les fraudes (notamment à la TVA, fiscales ou fausses factures), l’État rend obligatoire la centralisation de toutes les factures sur des serveurs et supprime la facture papier. Toutes les factures émises par les entreprises transiteront sur une plateforme utilisée par l’émetteur et le destinataire de la facture, qui sera au choix :

• Le portail Chorus Pro
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l’administration fiscale (accréditation en cours depuis mai 2023), par exemple Artéva et SAGE.

Pour rappel, la facturation électronique dans toutes les entreprises est un objectif de l’Union européenne et est déjà obligatoire pour les entreprises françaises qui font du commerce avec l’Italie ou la Turquie.

Notre conseil : choisissez la plateforme capable de vous fournir une digitalisation complète de tous vos documents comptables liés à la facturation, afin de bénéficier d’un véritable avantage en termes de gestion et de comptabilité générale :

• Titres et documents de transport,
• Déclarations de douane,
• Bons de commande,
• Bons de livraison,
• Avoirs,
• Situations de chantier,
• etc.

3. Qui est concerné par la facturation électronique ?

La facturation électronique concerne toutes les opérations réalisées entre des entreprises établies en France métropolitaine ou DOM (Guadeloupe, Martinique et La Réunion), dès lors qu’elles sont assujetties à la TVA. Se retrouvent donc soumises à la facturation électronique, les opérations suivantes :

• Livraisons de biens ou les prestations de services situées en France qu’un assujetti effectue avec un autre assujetti et qui ne sont pas exonérées de TVA ;
• Acomptes se rapportant à ces opérations ;
• Livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.

A savoir : Les entreprises françaises et celles établies en France métropolitaine, mais non soumises à la TVA, ainsi que celles établies en Guyane, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon, Saint-Barthélemy, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna, ne sont pas concernées par la réforme pour l’instant. Elles peuvent continuer à fonctionner selon le système actuel.

4. Quelles sont les mentions obligatoires de la facture dématérialisée ?

Outre les mentions habituelles et jusque-là obligatoires, les factures électroniques doivent mentionner les informations suivantes :

• Numéro SIREN ;
• Adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse du client ;
• Information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations ;
• Paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

5. Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

En passant au format électronique, l’entreprise devrait à terme, gagner du temps et de la productivité, car cela va réduire le nombre de formalités récapitulatives à accomplir (ex : déclaration mensuelle de TVA).

De plus, les coûts administratifs (notamment ceux de l’expert-comptable) devraient être moins onéreux, notamment grâce à l’automatisation des saisies via le logiciel de comptabilité de l’entreprise.

Enfin, l’absence de manipulation, d’impression papier, de frais postaux et d’archivage de documents sera également profitable et économiquement pertinente.

En revanche, l’accès aux solutions technologiques spécialisées dans le traitement et la transmission des factures électroniques représente un coût supplémentaire pour l’entreprise et les cabinets d’expertise comptable.

Pour ne rien manquer de la réforme de la facturation électronique pour les entreprises et être parfaitement opérationnel dans les délais, prenez le temps d’assurer la formation continue de votre équipe comptable ou de vous-même. A la clé, c’est du chiffre d’affaires assuré, ainsi qu’une économie de temps et d’argent car vous apprendrez à faire des choix éclairés et judicieux auxquels vous n’auriez pas forcément pensé.