Rendre une formation éligible au CPF : le guide complet

Les reconversions touchent toutes les tranches d’âge. Les jeunes diplômés découvrent parfois que leurs études ne correspondent pas à leurs aspirations. Les salariés expérimentés, après des années au même poste, cherchent souvent une nouvelle orientation professionnelle.

Dans cette optique, le CPF s’avère être un outil essentiel pour les salariés qui veulent acquérir de nouvelles compétences. C’est aussi le cas pour les formateurs indépendants qui veulent proposer des formations certifiantes. Mais comment y parvenir ? Quel est le processus ? Découvrez les réponses à toutes ces questions dans la suite de ce guide dédié.

Qu’est-ce que le CPF ?

Le CPF a été instauré pour que chaque personne active puisse accumuler des droits à la formation dès son entrée sur le marché du travail et jusqu’à sa retraite. Ces droits sont renouvelés annuellement et peuvent être utilisés à tout moment de la carrière pour financer des formations. 

L’objectif du gouvernement en créant le CPF est de permettre à chacun de développer ses compétences professionnelles. Ce dispositif aide à maintenir l’employabilité, à mettre à jour ses connaissances et à soutenir le développement professionnel.

Étape n°1 : créer son entreprise et obtenir son NDA

La première étape est simple : créer son entreprise. Sans entreprise, il est impossible d’obtenir un SIRET, ce qui est indispensable pour toutes les autres démarches.

Après avoir créé son entreprise, il  faut ensuite obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) pour être reconnu comme organisme de formation.

Vous pouvez déclarer votre activité de formation en ligne via le site Mon Activité de Formation, ou par courrier en contactant la DREETS de votre région. Si vous optez pour le courrier, vous trouverez une liste des DREETS de France sur leur site officiel.

Pour obtenir votre NDA, vous devez fournir :

• Une copie du justificatif d’attribution de votre SIREN
• Le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant de l’entreprise
• La première convention de formation professionnelle établie avec un apprenant

Ce dernier point peut sembler paradoxal car il nécessite de conclure une convention alors que l’organisme n’est pas encore officiellement reconnu comme tel. Cependant, c’est une exigence nécessaire. Vous devrez donc préparer cette convention et trouver un premier apprenant.

Pour vous assister, la DREETS des Hauts de France propose un modèle de convention sur son site internet, que vous pouvez adapter aux besoins de votre organisme.

Après l’envoi de ces documents à la DREETS, un délai d’attente s’ensuivra, généralement d’au moins 15 jours, avant de recevoir une réponse. Il est possible que des documents supplémentaires soient requis, notamment en rapport avec votre première formation. Vous aurez alors 15 jours pour répondre à cette demande.

Identifier les formations éligibles au CPF

Toutes les formations ne sont pas éligibles au CPF. Voici celles qui le sont :  

• Toutes les certifications répertoriées dans le RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) et le Répertoire Spécifique
• L’accompagnement à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)
• Les bilans de compétences
• Les formations pour obtenir le Certificat CléA, qui couvre le socle commun de connaissances et de compétences
• Les formations destinées à aider à la reprise ou à la création d’entreprise
• Le permis de conduire catégorie B (à l’exception des permis B1 et BE)
• Les formations qualifiantes inscrites sur les listes établies par les partenaires sociaux
• Les formations dans le cadre du Compte d’Engagement Citoyen (CEC) pour les volontaires en service civique, les bénévoles, et les sapeurs-pompiers volontaires

Étape n°2 : obtenir la certification Qualiopi

Sans Qualiopi, pas de CPF ou d’OPCO

La deuxième étape vers l’accès au financement de la formation professionnelle est l’obtention de la certification Qualiopi. Elle est essentielle pour les organismes contribuant au développement des compétences, y compris :

• Les organismes de formation (OF)
• Les centres de bilan de compétence (CBC)
• Les centres de validation des acquis de l’expérience (VAE)
• Les centres de formation par apprentissage (CFA)

Avec Qualiopi, ces entités peuvent accéder aux fonds publics destinés à la formation professionnelle. Cela inclut les fonds des OPCO, les aides de Pôle Emploi, les aides régionales, et surtout le Compte Personnel de Formation (CPF). Sans cette certification, les organismes ne peuvent prétendre à aucun financement public.

Se préparer à la certification

Pour mettre en œuvre les exigences de la certification Qualiopi, vous devez d’abord comprendre son fonctionnement. Il est basé sur le Référentiel National Qualité qui comprend 32 indicateurs. Selon que votre structure soit un organisme de formation (OF), un centre de bilan de compétence (CBC), un centre de validation des acquis de l’expérience (VAE), ou un centre de formation par apprentissage (CFA), le nombre d’indicateurs applicables variera. 

Voici quelques étapes clés à suivre :

• Publication des informations : Assurez-vous que toutes les informations essentielles sur vos formations sont accessibles publiquement, y compris les prix, la durée, et le format (indicateur 1).

• Adéquation des moyens : Mettez en place des ressources et des moyens pédagogiques qui sont en adéquation avec les objectifs de la formation (indicateur 17).

• Veille réglementaire : Maintenez une veille active sur les réglementations et législations qui affectent votre domaine de formation. Vous devez rester à jour sur les évolutions légales et réglementaires pertinentes (indicateurs 23, 24 et 25).

L’audit de certification

Lorsque vous êtes prêt à obtenir la certification Qualiopi, vous devez engager un organisme certificateur accrédité. Voici le processus détaillé :

• Audit de Certification

Un auditeur qualité de l’organisme certificateur visite votre établissement pour évaluer, indicateur par indicateur, la conformité aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). 

• Résultats de l’audit

> Conformité totale : Si vos processus répondent à tous les critères, vous obtenez votre certification.

> Non-conformité : Si des écarts sont constatés, l’auditeur identifiera les non-conformités, qu’elles soient mineures ou majeures. Vous devrez alors corriger ces écarts rapidement pour éviter de compromettre l’obtention de votre certification.

• Droit de contestation

Si vous jugez qu’une non-conformité a été injustement déclarée par l’auditeur, vous avez la possibilité de contester cette décision auprès de votre organisme certificateur.

• Cycle de certification

Une fois certifié, vous entrez dans un cycle de certification de trois ans qui comprend :

> Audit de surveillance : Réalisé entre 14 et 22 mois après l’audit initial pour vérifier le maintien des standards.

> Audit de renouvellement : À la fin du cycle de trois ans, vous passerez un nouvel audit pour renouveler votre certification et entamer un nouveau cycle.

Avec votre NDA et la certification Qualiopi en main, vous êtes prêt à avancer dans vos activités et à accéder à des financements publics pour vos formations.

Rendre une formation certifiante

Qu’est-ce qu’une formation certifiante ?

Pour qu’une formation soit certifiante, elle doit préparer les participants à obtenir une certification professionnelle. Ces certifications sont inscrites dans l’un des deux répertoires nationaux suivants :

• Le Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) : Ce répertoire comprend les certifications qui préparent directement à un métier spécifique.
• Le Répertoire Spécifique (RS) : Ce répertoire liste les certifications qui visent à acquérir des compétences supplémentaires nécessaires à l’exercice d’un métier.

Deux options possibles

Pour rendre vos formations certifiantes et éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF), vous avez deux options :

• Adapter vos formations à une certification existante

C’est de loin la solution la plus simple. Vous pouvez aligner le contenu de vos formations avec les exigences d’une certification déjà inscrite au RNCP ou au RS. Cela implique de suivre les standards et les compétences définies par ces certifications.

• Créer votre propre certification professionnelle

Vous pouvez développer et enregistrer votre propre certification au RNCP ou au RS. Cette option nécessite une démarche d’accréditation et de validation pour s’assurer que la certification répond aux critères d’admissibilité de ces répertoires.

Étape n°3 : enregistrer son organisme de formation

Inscrire son OF sur EDOF

Avant de proposer vos formations, il est nécessaire d’enregistrer votre organisme sur la plateforme EDOF (Espace des Organismes de Formation). Depuis octobre 2022, une nouvelle procédure dématérialisée a été mise en place pour simplifier l’inscription et garantir l’éligibilité des organismes. Plusieurs conditions doivent être respectées :

> Posséder un numéro de déclaration d’activité délivré par les autorités compétentes

> Ne pas avoir de condamnations pénales

> Démontrer la capacité technique et pédagogique nécessaire pour délivrer la formation

> Respecter les règles réglementaires, notamment la transmission du bilan pédagogique et financier

> Être certifié Qualiopi

> Avoir l’habilitation nécessaire pour préparer ou délivrer une certification professionnelle

> Suivre les règles d’éligibilité des actions de formation

> Respecter toutes les obligations légales, fiscales et sociales

Le formulaire requiert des champs obligatoires et des documents justificatifs :

> Extrait Kbis récent ou récépissé de création pour les associations

> Copie de la CNI du représentant légal ou titre de séjour valide pour les non-UE

> Déclaration de non-condamnation et de filiation pour le représentant légal

> Copie de l’agrément préfectoral (si applicable)

> Justificatif de délégation de pouvoir si la demande est faite par une autre personne que le représentant légal

> Confirmation de la demande

Une fois la demande soumise, un accusé de réception automatique vous est envoyé. Vous recevrez ensuite, sous 11 jours ouvrés, un courriel confirmant la recevabilité de votre dossier.

Webinaire obligatoire et notification de décision

Si votre demande d’enregistrement sur la plateforme EDOF est jugée recevable, l’étape suivante implique une participation plus active de votre organisme de formation pour compléter le processus d’inscription. Voici ce qui vous attend :

• Demande de pièces complémentaires

La Caisse des dépôts vous enverra une demande spécifiant les documents supplémentaires nécessaires, en fonction de votre champ d’activité. Ces documents peuvent concerner des détails plus précis sur la situation de l’organisme, l’offre de formation, et d’autres aspects pertinents (mentionnés dans l’Annexe 2 de leur communication).

• Participation à un webinaire d’information

Vous recevrez les dates des webinaires d’information obligatoires organisés par la Caisse des dépôts. Assister à l’un de ces webinaires est une condition obligatoire pour finaliser votre inscription sur la plateforme. Ces sessions sont conçues pour vous fournir des informations importantes sur les processus et les exigences de la plateforme, mais aussi pour répondre à toutes vos questions.

La participation à ces webinaires et la fourniture des documents demandés sont cruciales pour garantir que votre organisme de formation répond à toutes les exigences réglementaires et opérationnelles. Assurez-vous de respecter ces étapes pour éviter des retards ou des problèmes dans l’accès aux fonds et aux ressources de la plateforme.

• Notification de décision

Après l’examen de votre dossier, la Caisse des dépôts enverra une notification de décision (soit un accord soit un rejet) concernant votre demande d’accès à la plateforme. Il est important de noter que si vous ne recevez pas de réponse dans un délai de deux mois, le silence de la Caisse des dépôts sera interprété comme un rejet de votre demande, conformément aux articles L.231-4 du code des relations entre le public et l’administration.

Si votre demande est acceptée, votre organisme de formation obtiendra l’accès à la plateforme et devra respecter toutes les conditions préalablement établies et déclarées. Vous devrez continuer à satisfaire ces conditions tout au long de votre référencement, tel que stipulé dans l’article 3 des Conditions Générales d’Utilisation (CGU) et dans les documents associés.

Dans le cas où votre demande est rejetée, vous avez la possibilité de soumettre une nouvelle demande en suivant la même procédure.

Félicitations, vos formations sont désormais éligibles au CPF !

Le processus pour rendre une formation éligible au Compte Personnel de Formation (CPF) peut être complexe et exigeant. Depuis 2019, l’activité des organismes de formation professionnelle est soumise à des régulations strictes et a subi plusieurs modifications.
Vous souhaitez rendre vos formations éligibles au CPF ? Contactez-nous !