Comment faire une note de frais ?

Faire une note de frais est essentiel pour tout professionnel en déplacement. Mais ce processus ne se limite pas à consigner les montants avancés sur un document : il faut aussi respecter des critères spécifiques pour assurer la validité du remboursement. Que ce soit pour un déjeuner d’affaires, un trajet ou une nuit à l’hôtel, une note de frais bien remplie simplifie la gestion comptable et contribue à la transparence financière essentielle au sein de l’entreprise.

Dans cet article, nous explorerons ensemble les étapes et les bonnes pratiques pour bien structurer vos notes de frais. Vous découvrirez également les erreurs à éviter, les règles fiscales et comptables à respecter, ainsi que les outils permettant d’automatiser ce processus. C’est parti !

Qu’est-ce qu’une note de frais et pourquoi est-elle essentielle ?

La note de frais est un relevé où le salarié consigne les dépenses engagées personnellement pour accomplir une mission professionnelle. Le but étant d’obtenir leur remboursement. Elle permet à l’entreprise de suivre ses charges de manière transparente. En bref, elle est indispensable autant pour le salarié que pour la gestion comptable.

Les dépenses couvertes par une note de frais sont variées et incluent les déplacements, les repas, les hébergements et même certains frais liés au télétravail. Vous avez avancé le prix d’un repas avec un client ou payé une chambre d’hôtel lors d’un déplacement ? La note de frais formalise toutes ces dépenses et garantit leur remboursement par l’entreprise, sous réserve de produire les justificatifs nécessaires.

À noter : les auto-entrepreneurs ne peuvent pas utiliser de notes de frais. En effet, ils bénéficient d’un abattement fiscal forfaitaire, peu importe leurs dépenses professionnelles réelles.

Les mentions obligatoires pour une note de frais valide

Pour garantir le remboursement, chaque note de frais doit inclure des informations précises. Cela permet d’assurer une gestion comptable efficace et de respecter les exigences fiscales. Assurez-vous d’y faire figurer les éléments suivants :

1. Date et lieu de la dépense : essentiels pour situer les frais dans le temps et dans l’espace.
2. Nom et service du salarié : chaque note de frais est nominative et identifie le département concerné.
3. Motif de la dépense : précisez pourquoi elle a été engagée (déplacement, repas d’affaires, hébergement, etc.).
4. Catégorie des frais : indiquez le type exact de dépense (restaurant, taxi, hébergement…).
5. Montant total avec la TVA : le montant global, avec le taux de TVA appliqué, pour faciliter la gestion comptable.
6. Justificatifs de dépense : facture, ticket de caisse ou reçu pour valider chaque montant déclaré.

Comment se faire rembourser une note de frais ?

Pour le remboursement de vos frais professionnels, l’entreprise peut appliquer deux méthodes : le remboursement au réel ou l’allocation forfaitaire.

1. Remboursement au réel : vous êtes remboursé du montant exact dépensé pour votre mission. Il vous suffit d’indiquer chaque dépense dans votre note de frais et de fournir les justificatifs (reçus, factures). Ce mode de remboursement est le plus fréquent et garantit une prise en charge précise de vos frais.
2. Allocation forfaitaire : ici, l’employeur vous verse une somme fixe pour certains frais, comme 7,30 € par repas sur le lieu de travail. Cette option est plus simple, car elle évite de collecter tous les justificatifs, mais elle se limite aux dépenses standard.

Quoi qu’il en soit, vérifiez que les règles de remboursement sont bien définies dans votre contrat de travail ou dans la politique de dépenses de votre entreprise pour éviter tout malentendu.

Les principaux frais et leurs remboursements

Les règles de remboursement des frais professionnels varient selon le type de dépenses engagées.

1. Frais de restauration
   Pour les repas professionnels, les remboursements se basent sur des justificatifs précis. La note de frais doit inclure le reçu avec la date et le montant, et pour les repas d’affaires, les noms des convives et leurs fonctions sont requis. En 2024, les frais sont remboursés selon des plafonds fixés :
   • Repas sur le lieu de travail : jusqu’à 7,30 € par repas.
   • Repas hors locaux : jusqu’à 10,10 €, si pris dans le cadre professionnel.
   • Repas au restaurant : jusqu’à 20,70 €, pour des repas nécessités par des réunions ou événements d’affaires.
2. Frais d’hébergement
   Les frais d’hébergement sont remboursables lorsque le salarié doit loger loin de son domicile pour des raisons professionnelles : au-delà de 50 km ou plus de 1h30 de transport. La facture doit détailler les nuitées et indiquer un solde nul (il ne doit pas avoir de frais impayés).
3. Frais kilométriques
   Pour les déplacements en véhicule personnel, les frais sont calculés selon le barème kilométrique en vigueur, qui tient compte de la puissance du véhicule et des kilomètres parcourus. La note doit mentionner la destination, le motif du déplacement, la distance et inclure la carte grise pour justifier la puissance fiscale du véhicule. En plus du barème, les frais de péage peuvent être ajoutés au remboursement, à condition de fournir le reçu correspondant​.

Traitement des notes de frais : comment optimiser le processus

Le traitement des notes de frais peut vite devenir une tâche répétitive et chronophage, surtout si votre entreprise en gère un grand nombre. Optimiser ce processus permet de réduire les erreurs, d’accélérer les remboursements et de libérer du temps pour les équipes comptables. Voici quelques bonnes pratiques pour simplifier la gestion des notes de frais.

1. Standardisez le modèle de note de frais : utilisez un modèle unique, facile à remplir, pour uniformiser les informations.
2. Automatisez avec un logiciel de gestion : les logiciels ou applications de note de frais permettent aux collaborateurs de saisir leurs dépenses en ligne, de joindre leurs justificatifs et d’envoyer directement leur demande de remboursement. Cela réduit les erreurs et le temps passé à traiter manuellement chaque note. La digitalisation permet aussi une traçabilité optimale et facilite les contrôles.
3. Assurez un contrôle en temps réel : les logiciels ou applications permettent un suivi continu des dépenses. Avec des alertes et des options de validation automatique, le service comptable peut traiter les notes au fur et à mesure, plutôt qu’en bloc à la fin du mois.

Exemples de bons logiciels pour gérer les notes de frais

N2F : ce logiciel est conçu pour simplifier la gestion des notes de frais pour les entreprises françaises. Il permet de scanner les reçus, de suivre les remboursements et de gérer les justificatifs de manière dématérialisée. Leur technologie OCR combinée à un moteur d’intelligence artificielle extrait automatiquement toutes les informations de votre justificatif.

Cleemy : développé par Lucca, Cleemy est un logiciel de gestion de notes de frais qui automatise la saisie des justificatifs et facilite le remboursement. En plus de son interface intuitive, il intègre des options de reporting pour un meilleur suivi des dépenses.

Faire une note de frais : les erreurs à éviter

La gestion des notes de frais peut devenir complexe si certaines règles ne sont pas respectées. Voici les erreurs les plus courantes et comment les éviter pour faciliter vos remboursements.

1. Ajouter des dépenses personnelles et gonfler la note
   Chaque dépense incluse dans une note de frais doit être liée exclusivement aux besoins professionnels. Par exemple, si vous invitez un client à déjeuner, inclure ce repas est justifié. Mais si vous ajoutez des repas personnels ou des courses non liées au travail, cela peut entraîner un refus de remboursement et affecter la confiance avec l’employeur

60 % des Français gonflent leurs frais de déplacements

Sondage mené par le cabinet d’expertise comptable Wity

1. Oublier les justificatifs
   Les justificatifs, comme les tickets de caisse ou factures, sont indispensables pour chaque dépense. Sans eux, l’entreprise peut légitimement refuser de traiter votre demande. Veillez donc à conserver tous les reçus dès que vous engagez des frais pour éviter toute complication.
2. Dépasser les plafonds de remboursement
   Certaines entreprises fixent des plafonds pour les frais courants, comme les repas ou l’hébergement. Dépasser ces limites peut rendre vos dépenses non remboursables. Renseignez-vous bien sur les règles et montants maximums avant de soumettre vos notes de frais.
3. Ne pas respecter les délais
   Pour garantir un remboursement rapide, remettez vos notes de frais régulièrement et dans les délais fixés par l’entreprise (souvent sous trois mois). Un retard peut entraîner des complications administratives, voire un refus si le délai est dépassé.
4. Utiliser un modèle de note de frais non standardisé
   Si votre entreprise propose un modèle de note de frais, utilisez-le. Sans modèle unique, les informations peuvent manquer de clarté, ce qui complique le traitement.

Notes de frais et comptabilisation

Voici les étapes détaillées pour une comptabilisation rigoureuse.

1. Enregistrer la note de frais dans le journal des achats
   Chaque note de frais doit d’abord être inscrite dans le journal des achats de l’entreprise. Ce registre comptable regroupe l’ensemble des dépenses de l’entreprise, incluant les achats de fournitures, les frais de déplacement, les repas d’affaires et autres dépenses professionnelles. Cette étape permet de centraliser toutes les charges pour un suivi efficace.
   
2. Débiter les comptes de charges appropriés
   En fonction de la nature de la dépense, débitez les comptes de charges concernés. Voici quelques exemples courants :
   • Frais de déplacement : compte 6251
   • Frais de restauration : compte 6256
   • Frais d’hébergement : compte 6257
     Chaque dépense est classée selon sa nature, facilitant ainsi l’analyse des coûts par catégorie.
     
3. Débiter le compte de TVA déductible
   Si la TVA est applicable, débitez le compte de TVA déductible (généralement le 44566) pour chaque dépense. Le montant exact de la TVA doit être indiqué et séparé du montant HT (hors taxes) dans la note de frais. Cette étape est cruciale pour que l’entreprise puisse récupérer la TVA auprès de l’administration fiscale. Pour comprendre la TVA en 2 minutes, consultez cet article.
   
4. Créditer le compte 467 du salarié
   Le compte 467, intitulé « Autres comptes débiteurs ou créditeurs », est utilisé pour les créances et dettes diverses, dont les remboursements des frais avancés par les salariés. Une fois les charges et la TVA enregistrées, créditez ce compte au nom du salarié concerné pour refléter le montant total des frais à lui rembourser.
   
5. Validation et archivage
   Enfin, validez et archivez la note de frais et ses justificatifs dans le respect des obligations légales. Les documents doivent en effet être conservés pendant un minimum de 6 ans pour être disponibles en cas de contrôle fiscal.

Le régime fiscal des notes de frais

Pour l’entreprise, les notes de frais sont exonérées de cotisations sociales si elles respectent les seuils fixés par l’Urssaf, que ce soit pour un remboursement au forfait ou au réel. De plus, les frais remboursés sont déductibles du résultat imposable, ce qui réduit la base de calcul de l’impôt sur les bénéfices.

Pour le salarié, les remboursements de notes de frais ne sont pas considérés comme des revenus et ne sont donc pas imposables. Toutefois, si les montants dépassent les seuils fiscaux, ils peuvent être requalifiés en avantages en nature, devant alors être déclarés dans la déclaration de revenus.

Faire une note de frais : se former à la comptabilité

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