Comment gérer au mieux vos créances sur les clients ?

En tant que chef d’entreprise ou responsable administratif ou financier, vous devez prendre en compte l’éventualité des retards de paiement. Mais surtout, il vous faut comprendre comment faire face au décalage de ces rentrées de chiffre d’affaires, afin de ne pas pénaliser la stratégie commerciale de l’entreprise.

Le retard moyen de paiement en France est de 12 jours, un niveau historiquement bas, mais encore préoccupant pour de nombreuses PME.

Pour gérer les créances clients, les formateurs de CréActifs vous apprennent à :

• Accorder des délais de paiement lorsque c’est nécessaire,
• Maîtriser la stratégie de recouvrement afin d’obtenir au moins 50 % de la somme payée en 24 h,
• Dialoguer avec ses partenaires en matière de recouvrement de créances et d’impayés,
• Utiliser les bonnes pratiques en matière de prévention du risque.

Pourquoi est-il important de maîtriser la gestion des impayés clients ?

Si un client est dans l’incapacité de vous régler dans les délais convenus, il vous demandera un délai de paiement supplémentaire : c’est ce que l’on appelle la « créance client ».

En France, la loi encadre strictement les délais : 30 jours par défaut, 60 jours maximum après émission de facture ou 45 jours fin de mois. Tout retard entraîne automatiquement des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Les encours clients – autrement dit la totalité des créances clients – représentent un réel risque pour votre trésorerie. En effet, un retard de paiement (ou pire : un impayé), est un manque à gagner, qui fait courir un risque pour la pérennité de votre entreprise.
Pourquoi ? Vous devez, de votre côté, régler vos propres factures. Vous avez des sorties d’argent, ce qui crée un décalage de trésorerie. Dès lors, pour vous en sortir, vous n’aurez bien souvent pas d’autre choix que de solliciter des crédits bancaires à court terme, ce qui représente un coût.

Afin de maîtriser les risques clients, concentrez-vous sur les causes de vos problèmes financiers potentiels, avant de chercher à enrayer les conséquences.

Voici les bonnes questions à se poser :

• Respectez-vous les délais de paiement légaux entre professionnels ?
• Pourquoi n’arrivez-vous pas à ralentir le flux d’impayés ?
• Comment éviter la récidive chez vos partenaires habituels ?
• Précisez-vous sur vos factures que vous appliquez des pénalités de retard ?
• Quels outils ou quelles procédures devez-vous mettre en place pour réduire les impayés ?
• Suivez-vous correctement vos encours clients ?
• La manière dont vous procédez actuellement pour recouvrer une créance est-elle pertinente ?
• Avez-vous un tableau de bord qui vous permet de réagir rapidement après un retard de paiement d’une semaine ?

Besoin d’aide pour mettre en place votre stratégie de lutte contre les créances impayées ?

Créances sur les clients : 5 règles pour anticiper

Le fait d’anticiper d’éventuelles difficultés fait partie des qualités indispensables à tout chef d’entreprise ou responsable de pôle. Comme nous l’avons dit précédemment, il est primordial de traiter le problème à la racine. Il faut par conséquent anticiper, afin que toutes vos factures puissent être réglées en temps et en heure.

1 – Instaurer des Conditions Générales de Vente

Dans un premier temps, soyez clair(e) dès le départ avec vos clients, lorsque vous leur vendez votre produit ou votre service. Vos Conditions Générales de Vente ne doivent laisser place à aucune ambiguïté, en particulier concernant le délai de paiement.

2 – Réaliser un fichier de « Suivi Clients »

Ensuite, nous vous encourageons vivement à créer un fichier de suivi regroupant toutes vos créances clients. Cet outil essentiel au pilotage de votre comptabilité doit comprendre :

• L’identification de l’entreprise ou du particulier
• Les contacts dans cette entreprise (NOM, adresse e-mail, numéro de téléphone portable)
• Le montant de la créance et le délai accordé
• Le rythme des commandes

Vous pouvez compléter ce suivi avec un tableau de bord simple pour mesurer deux indicateurs clés :

• Le délai moyen de paiement (DMP) = (Créances clients x 360) / Chiffre d’affaires.
• Le taux d’impayés = (Créances irrécouvrables / Créances totales) x 100.

3 – Opter pour le moyen de paiement le plus simple

En choisissant les moyens de paiement les plus fiables, vous minimisez le risque d’impayés. Privilégiez la carte bleue, les virements ou le liquide (dans la limite légale de 1000 euros). Évitez les chèques.

4 – Disposer des compétences en matière de recouvrement

Pour vous permettre de surveiller les ressources de votre trésorerie et de contrôler au mieux le risque client, il est indispensable d’assimiler les fondamentaux de la comptabilité. Assurez-vous que la personne en charge du recouvrement soit notamment bien formée et qu’elle dispose d’outils de suivi modernes et adaptés. Vous pouvez l’aider, en lui permettant d’accéder à notre formation sur les fondamentaux de la comptabilité et du recouvrement.
Parmi les logiciels adaptés aux PME, on peut citer : Evoliz (facturation + relances automatiques), Sage 50 (gestion comptable complète) ou Chorus Pro (obligatoire pour les factures publiques).

5 – Se faire aider par sa banque

Une fois les mécanismes de la comptabilité compris, assurez-vous que votre fonds de roulement est suffisant pour assumer un délai de paiement de la part de vos clients. S’il ne l’est pas, sachez que la banque a mis en place quelques solutions visant à vous aider :

• L’escompte permet d’obtenir de la banque une avance de trésorerie en échange de la cession d’une créance. En contrepartie, l’établissement prélève des frais et des intérêts d’escompte jusqu’à l’échéance de la facture.
• La loi « Dailly », toujours en vigueur via le Code monétaire et financier, permet de céder vos créances professionnelles à la banque grâce à un bordereau standardisé. La banque vous avance alors la trésorerie, en prélevant des frais et intérêts, et se fait ensuite rembourser directement par vos clients débiteurs à l’échéance.
• Le crédit documentaire est une opération qui vous autorise à transférer vos paiements à votre banque (contre la remise de documents qui prouvent l’achat), dans un délai déterminé.

Comment s’assurer du recouvrement des créances sur les clients ?

Pensez à adapter votre discours en fonction du profil du débiteur, des raisons du dépassement du délai et du montant de la créance. Essayez aussi de vous mettre à sa place en lui demandant les raisons de ce retard. Faites preuve d’empathie, mais restez ferme afin d’obtenir le paiement d’une partie de la somme sous 24 h.

Le recouvrement peut se faire en interne, à travers une méthodologie précise, ou en externe, en faisant appel à des acteurs spécialisés. Si vous n’avez ni le temps, ni l’envie, ni les capacités… ayez recours à une société de recouvrement.

Recouvrement en interne : quelle méthodologie ?

Pour initier une stratégie de recouvrement en interne, il y a des étapes précises à suivre. Tout d’abord, vous devez appliquer les intérêts de retard et le taux des pénalités qui figurent sur les factures de vente. C’est la base de notre formation en comptabilité et gestion pour non-comptables.

À l’aide du fichier client que vous avez créé, établissez la liste des clients que vous devez relancer en priorité. N’hésitez pas à les trier par ordre croissant (basé sur le montant des créances : les créances les plus importantes d’abord). Puis, réfléchissez aux actions à mettre en place en fonction de 3 facteurs précis :

• Le profil du client : particulier ou professionnel
• La durée du retard : jours, semaine, mois
• Le montant de la créance.

Choisissez ensuite le type de relance (simple relance, envoi d’une lettre de mise en demeure de payer, etc.) et le moyen de relance (mail, téléphone, courrier, etc.) Vous pourrez alors déterminer qui est le collaborateur le plus adéquat pour contacter le client débiteur et à quel moment il est plus judicieux d’appeler.

Si après toutes ces étapes, le débiteur n’a toujours pas réglé ses créances, vous pouvez choisir de faire intervenir la justice par le biais du recouvrement contentieux.

Recouvrement en externe : quelle procédure ?

Si vous choisissez d’externaliser votre stratégie de gestion des impayés clients, vous pouvez faire appel à des sociétés d’affacturage. Ce sont des entreprises spécialisées dans le recouvrement de créances. En clair, en ayant recours à ce type de solution, vous sous-traitez la gestion de vos créances. Le plus souvent, la société obtient un paiement. Toutefois, cela représente un coût à prendre en compte. Ces structures retiennent jusqu’à 10 % de la somme des créances reversées par le client débiteur. Ces solutions peuvent sembler coûteuses, mais elles sécurisent votre trésorerie et vous permettent de vous concentrer sur votre activité. À vous de comparer selon votre volume de créances et votre secteur.

L’assurance-crédit suit une démarche similaire, mais représente une solution plus économique. Elle vous permet d’éviter les impayés et demande en contrepartie une prime, ainsi qu’une participation aux frais de recouvrement. Notez que cette solution n’existe que pour les entreprises travaillant en BtoB.

FAQ – Les créances sur les clients

Qu’est-ce qu’une créance sur les clients ?
Une créance sur les clients correspond à une somme due par un client suite à une vente ou une prestation de service. Tant que la facture n’est pas réglée, elle figure à l’actif du bilan comptable de l’entreprise.

Quelles sont les conséquences d’un retard de paiement ?
Un retard de paiement réduit la trésorerie disponible et peut fragiliser la stratégie de développement. En France, 25 % des dépôts de bilan sont liés à des impayés clients (source : Altares).

Quelles sont les différences entre créances certaines, douteuses et irrécouvrables ?
Toutes les créances ne se valent pas :

• Créances irrécouvrables : elles sont perdues définitivement, par exemple en cas de faillite du client.
• Créances certaines : le paiement est garanti mais pas encore encaissé.
• Créances douteuses : un risque existe (retard, litige, client fragile).

Quels sont les délais de paiement légaux en France ?
La loi fixe le délai standard à 30 jours après réception de facture. Il peut être porté à 60 jours maximum, ou 45 jours fin de mois, sous conditions. Tout retard entraîne des pénalités et une indemnité forfaitaire de 40 € (service-public.fr).

Comment éviter les impayés clients ?
Mettez en place des Conditions Générales de Vente claires, exigez un acompte pour sécuriser la prestation, privilégiez les paiements par virement ou carte et relancez rapidement dès le premier retard.

Quels outils utiliser pour mieux gérer ses créances clients ?
Les logiciels de facturation et de suivi comme Evoliz, Sage 50 ou iPaidThat automatisent les relances, réduisent les retards et facilitent la gestion comptable. Pour les marchés publics, l’utilisation de Chorus Pro est obligatoire.

Quelles solutions existent en cas de créances impayées ?
Vous pouvez d’abord privilégier un recouvrement amiable par relances téléphoniques, mails ou courriers. En cas d’échec, vous avez la possibilité d’externaliser via l’affacturage, l’assurance-crédit ou une société spécialisée dans le recouvrement contentieux.