Comment bien recruter un stagiaire : les secrets pour réussir

Le recrutement d’un salarié comme d’un stagiaire est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Recruter un nouveau collaborateur ne s’improvise pas, les enjeux sont importants pour le développement de votre entreprise. Il faut donc respecter quelques étapes simples pour vous assurer un recrutement efficace.

Pourquoi recruter un stagiaire ?

Recruter un stagiaire au sein de ses équipes représente quelques avantages :

• Faible coût (en moyenne 573 euros / mois en 2022)
• Compétences à disposition sur un équivalent temps plein, pendant plusieurs mois
• Validation d’un Business Model ou d’un service
• Evaluation d’un potentiel futur salarié
• etc.

N’oubliez pas que recruter un stagiaire pour l’entreprise, permet de participer à la vie sociale et économique en assurant à un étudiant de s’insérer sur le marché de travail. Généralement motivé, bienveillant et plein d’idées votre stagiaire sera un véritable atout pour votre entreprise.

Comment recruter un stagiaire ?

Recruter, peut se définir comme le moyen d’attirer de jeunes talents motivés, pour aider au développement de votre entreprise et la croissance de votre chiffre d’affaires. Les stagiaires sont bien souvent des décideurs qui apportent bien plus qu’un simple support de travail temporaire.

Ne pas considérer un candidat comme un potentiel prospect est une grave erreur, laisser partir le « bon profil » revient à rater sa vente. C’est pour cette raison qu’il ne faut pas négliger le recrutement et qu’il faut prendre le temps de bien identifier votre stagiaire idéal.

La stratégie mise en place pour le recrutement est la pierre angulaire de la réussite de ce dernier. Par exemple si vous venez de créer votre site internet, vous pouvez envisager de confier à votre stagiaire les missions suivantes :

• Créer du contenu de qualité, mettre en place un planning éditorial,
• Développer la présence de l’entreprise sur les réseaux sociaux et Instagram
• Développer la stratégie marketing, avec la conception d’un persona marketing

N’oubliez pas que susciter l’envie et mettre en avant son entreprise sont des atouts clés et plus que nécessaires pour attirer la « perle rare » au sein de ses rangs. L’alliance entre le RH et le marketing est donc la solution pour mettre en place une stratégie efficace et pertinente.

Où publier son annonce de stage ?

La plupart des sites d’offres d’emploi contiennent une catégorie « stage ». Vous pouvez utiliser les sites internet les plus connus (Pôle Emploi, Monster, Indeed, Régions job, L’étudiant…) mais il ne faut pas négliger les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Twitter…). Ces derniers comptent des milliers d’utilisateurs et la circulation de l’information va très vite, ce qui peut rendre votre annonce de stage plus visible et accélérer vos recrutements.

Même si certains sites permettent de publier une annonce gratuitement (Indeed, l’étudiant), la plupart sont en général payants. Il est donc nécessaire de définir un budget cohérent pour chaque site selon le profil de personne que vous recherchez. Vouloir faire des économies sur un recrutement n’est pas forcément une bonne idée : mettre plus de budget dès le départ permet d’augmenter la visibilité, d’avoir plus de candidatures et potentiellement des profils plus intéressants (le rendement est en général meilleur).

En ce qui concerne les réseaux sociaux, il existe des groupes dédiés au recrutement tel que « Wanted Stages » sur Facebook. Cela permet de publier votre annonce gratuitement et la visibilité est élevée !

Il existe également toutes les nouvelles applications de mise en relation entre les stagiaires et les entreprises comme LeBonCoin ou Corner JOB par exemple.

Comment rédiger son annonce de stage ?

Fini le temps des feuilles de poste sans fin et des annonces basiques. Aujourd’hui, il faut séduire les futurs collaborateurs, leur donner envie de postuler dans votre entreprise en adaptant le ton et la forme.

Soyez créatifs, trouvez un titre accrocheur, préférez le tutoiement ainsi qu’un style d’écriture moderne, faites-en sorte que l’annonce du poste soit claire, mettez les candidats sur un piédestal… 

Plusieurs éléments doivent impérativement apparaître sur votre annonce :

• Description de votre entreprise : Résumez votre activité en quelques lignes
• Présentation des missions : Inutile d’écrire de longues phrases, privilégiez les listes
• Type de profil recherché :
  • Niveau d’étude : BAC, BTS, Master
  • Domaine d’étude : Commerce, communication, artisanat
  • Compétences : Organisé, bon relationnel, adaptabilité
  • Connaissances techniques : Maîtrise de logiciels spécifiques
• Modalités du stage :
  • Date de démarrage
  • Gratification de stage
  • Durée du stage
  • Lieu de réalisation du stage (présentiel, distanciel, mixte)
• Moyens pour postuler :
  • Adresse mail / Formulaire de contact
  • Lettre ou vidéo de motivation et CV

Comment faire la sélection parmi les candidatures ?

Sélectionner un postulant est très certainement une des actions qui prend le plus de temps. La lecture des Curriculum Vitae et des lettres de motivation peuvent vous paraître long au début. Mais plus vous le ferez, plus vous irez vite à faire le tri.

Commencez par lire le CV pour valider les informations importantes. Cela permet de vérifier si le profil correspond bien au poste : compétences requises, diplômes, expériences professionnelles…

Si c’est le cas, lisez la lettre de motivation qui vous indiquera l’aisance et la qualité rédactionnelle du candidat !

Lorsque les deux correspondent, vous pouvez contacter le candidat par téléphone pour réaliser un premier entretien de vive voix ! Celui-ci vous permet de poser quelques questions afin de valider ou non un rendez-vous avec votre futur stagiaire.

Si la candidature ne vous correspond pas, n’oubliez surtout pas d’envoyer un mail de refus. C’est un gage de respect et c’est important pour l’image de votre entreprise.

Enfin, dans le cas où vous ne trouvez pas de candidat ou n’avez pas le budget pour le recruter, pensez à la formation continue. En effet, avec les sommes épargnées sur votre CPF vous avez peut-être la possibilité de vous former et ainsi réaliser vous-même les tâches dont votre entreprise a besoin.

Comment faire un entretien d’embauche ?

Lors de l’entretien, mettez à l’aise le candidat (parlez-lui de ses études, de ses projets, ses loisirs …). Si vous le souhaitez, vous pouvez dès le départ instaurer le tutoiement.

Laissez-le se présenter et parler de sa compréhension du poste et de l’entreprise. C’est une très bonne indication sur sa manière de s’exprimer et surtout son envie de travailler dans votre entreprise (si le candidat ne sait pas vraiment ce que vous faites, c’est mauvais signe).

Recruter, c’est aussi vous vendre pour attirer le candidat : susciter l’envie, parler des missions de l’équipe, des valeurs de l’entreprise, des missions proposées.

Comment donner suite aux entretiens d’embauche ?

Concernant les candidats recalés, le mieux est de leur adresser un email pas trop déceptif, en n’oubliant pas de les remercier. N’oubliez pas d’indiquer que vous conservez leurs coordonnées, si l’occasion se présente à nouveau, pour les profils de candidats intéressants.

Pour le candidat retenu :

Vous avez trouvé la perle rare, vous n’avez plus qu’à la contacter pour lui proposer le poste. Commence maintenant la partie administrative : le stagiaire doit demander la convention de stage à son école pour vous la faire signer.

La convention de stage doit comprendre les informations suivantes :

• Entreprise d’accueil : raison social, secteur d’activité, adresse, dirigeant…
• Informations du maître de stage/tuteur : civilité, fonction, rémunération
• Informations sur le stage : date de début et fin, thématique, horaires, rémunération…

Informations et astuces à connaître

• Pas de période d’essai au sein d’un stage.
• Le stage peut faire office d’une période d’essai ou réduit de moitié (temps du stage) s’il y a embauche.
• Si le stage ne dépasse pas deux mois consécutifs, la gratification de stage n’est pas une obligation.
• Au-delà de 2 mois consécutifs, la gratification est obligatoire pour le stagiaire. On ne parle pas de rémunération ou de salaire, mais bien d’une gratification. Elle ne doit pas être en dessous de 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (26€ en 2022), soit une gratification minimale obligatoire de 3,90€/heure.
• Le stage ne doit pas dépasser 6 mois.
• Un stagiaire ne doit pas dépasser le temps de travail de son tuteur (horaire fixé dans la convention de stage : 35h à 39h)
• Si vous ne dépassez pas le plafond de 3,90€/heure, vous êtes exonéré du paiement des cotisations sociales. En cas de dépassement, les cotisations sociales seront à payer sur la différence entre le montant minimal et celle que vous accorderez au stagiaire soit par exemple :
  • Gratification : 800 €
  • Exonération : 573 €
  • Cotisations sociales calculées : 800-573 : 227 €
• Remboursement partiel des frais de transport.
• Versement de titres restaurant si c’est en place dans l’entreprise.

J’ai recruté mon stagiaire, quelle est la suite ?

L’intégration est le dernier point du processus de recrutement.  Point essentiel de réussite, l’intégration est le pilier d’un stage réussi et donc de l’embauche potentielle qui en découlera.

Accompagner, guider le stagiaire et lui expliquer les codes et la culture de l’entreprise sont importants et nécessaires.  La compréhension des tâches et missions ainsi que la feuille de route pour les prochains mois sont essentiels à la bonne réalisation du stage.

L’intégration passe aussi par la participation de toutes les parties prenantes de l’entreprise. Un stagiaire bien intégré, qui se sent à l’aise et valoriser dans ses missions sera beaucoup plus performant.

N’oubliez pas que si vous ratez la dernière étape du processus, c’est un peu comme « un soufflé qui retombe », la recette est bonne, au palais c’est délicieux mais visuellement, c’est à refaire !

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