Relation avec votre expert-comptable : à quoi faut-il être vigilant ?

Expertise comptable en entreprise : obligatoire ou non ?

Une entreprise paye des impôts et taxes, notamment de la TVA passé un certain seuil de chiffre d’affaires. Les déclarations à effectuer sont à minima annuelles quand ce n’est pas mensuel. Chaque année, toute entreprise doit transmettre des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes). Pour ce faire, la quasi-totalité des entreprises a l’obligation de tenir une comptabilité (comptabilité simplifiée dans le régime de la micro-entreprise si vous êtes éligible), mais le recours à un expert-comptable n’est pas obligatoire.

Il faut cependant retranscrire toutes les opérations de ventes et d’achats réalisées sur l’année par l’entreprise. Cette comptabilité peut être simplifiée, est tenue soit en interne, par quelqu’un spécialement formé à cette tâche, soit par un tiers extérieur (on dit que l’entreprise externalise sa comptabilité).

Besoin d’être aidé dans la tenue en interne de votre comptabilité d’entreprise ? Obligations, outils, déclarations, télépaiement, justificatifs à conserver, date des entrées en comptabilité, compte de résultat, etc.

Comment choisir son expert-comptable ?

Si la tenue de la comptabilité est externalisée, l’entreprise doit faire obligatoirement appel à un expert-comptable inscrit au tableau de l’ordre des experts-comptables. Votre choix est libre. Soit vous pouvez faire appel à vos relations afin de vous faire recommander quelqu’un, soit vous pouvez mettre les cabinets d’experts-comptables en concurrence.

N’oubliez pas, lors de la conception de votre projet de création d’entreprise et en plus de la réalisation du Business Plan, de réfléchir à l’organisation administrative et comptable de l’entreprise. C’est un poste de recrutement et de coût dont on ne peut pas se dispenser lorsque l’on monte son BP. Vous devez vous poser les questions suivantes pour savoir si le choix d’un expert-comptable s’impose :

• Est-ce que l’activité exercée est simple (peu d’opérations) ou complexe (volume d’opérations important) ?
• Quelles sont les tâches à accomplir au quotidien pour la partie administrative et à quel rythme ?
• En termes d’organisation, quel type de classement faut-il mettre en place ? Classement papier ? Classement électronique ? Les deux ?
• Quels sont les logiciels de gestion ou de comptabilité utiles ?

A partir de ces réponses, vous pouvez opter pour tenir vous-même la comptabilité de l’entreprise. Cependant, il faut avoir conscience qu’il faut :

• Etre rigoureux en matière de classement et numérotation des pièces comptables (factures, reçus, ticket de caisse, note de frais, relevé bancaire…),
• Maîtriser le plan comptable et définir l’architecture comptable la mieux adaptée à son activité,
• S’occuper des déclarations fiscales, juridiques et sociales, ainsi que la gestion administrative liée à des salariés le cas échéant,
• Avoir du temps ! Cela est-il judicieux quand on est en phase de création d’entreprise et de démarrage d’activité ?

Si vous faites partie de ces nombreuses personnes atteintes de phobie administrative, ou que vous préférez vous concentrer sur votre cœur de métier et savoir-faire, faites appel à un expert-comptable. Attention, cela ne signifie pas que les points cités plus haut n’ont pas leur importance. Un futur dirigeant n’est pas exempté de mettre en place une organisation administrative et/ou comptable efficace, par exemple en suivant une formation. En revanche, les éléments mentionnés vont permettre d’établir la relation entre le chef d’entreprise et l’expert-comptable. Celle-ci peut varier : soit le dirigeant tient la comptabilité et l’expert-comptable effectue un simple contrôle, soit il confie tout à l’expert-comptable. A noter qu’il existe de nombreux site de solutions d’expertise-comptable en ligne : à vous de trouver celui qui vous correspond !

Gérer les relations avec l’expert-comptable

Négocier la lettre de mission

La relation entre l’entreprise et l’expert-comptable est symbolisée par la lettre de mission. C’est un document contractuel qui va décrire l’ensemble des tâches comptables réalisées par l’expert et le dirigeant ainsi que les honoraires perçus en échange des services rendus. Vous pouvez démarrer un abonnement à un expert-comptable en ligne pour un budget compris entre 70 et 90 euros HT par mois.

Il faut rappeler que la mission principale de l’expert est d’établir les comptes annuels (eux-mêmes réclamés par l’administration fiscale) à partir des informations transmises par le chef d’entreprise. Mais il peut également se voir confier des missions complémentaires que vous pouvez négocier comme :

• La déclaration et la gestion de TVA pour les entreprises assujetties,
• La gestion sociale des salariés (bulletin de salaires, calculs et déclaration des cotisations sociales),
• Les actes juridiques liés à la tenue des Assemblées Générales entre associés pour les sociétés,
• Un devoir de conseil (attention tous les experts-comptables ne le font pas) afin de mieux gérer l’entreprise et optimiser vos comptes.

Bien choisir son expert-comptable

La recherche du bon expert-comptable est primordiale car comme le banquier il s’agit d’un partenaire incontournable de l’entreprise. Considéré comme étant le « médecin traitant » de l’entreprise, il détient des informations sur sa santé financière et peut relever les risques éventuels qui la mettraient en péril. Il s’agit donc d’une relation de confiance et le choix de ce partenaire est basé sur 3 aspects principaux :

1. La mission qui lui est confiée : Préalablement à l’entretien avec l’expert, le chef d’entreprise doit réaliser un point précis sur ses besoins en matière comptable (les travaux à effectuer, la façon dont les échanges vont s’organiser, les outils utilisés par les deux parties et les modalités possibles de partage…)
2. Les connaissances ou les compétences particulières possédées : Il est rassurant pour le chef d’entreprise de savoir si cet expert connaît ou travaille avec des acteurs de son secteur d’activité. D’une part, il bénéficie de conseils avisés ayant trait à son métier. D’autre part, il peut vérifier si la gestion de son entreprise est conforme ou pas avec les pratiques du secteur. Si les besoins du dirigeant sont centrés sur les questions fiscales ou juridiques, nouer un partenariat avec un cabinet d’expertise possédant ce type de compétence est avantageux (Gains de temps et d’argent à travailler avec un interlocuteur unique).
3. Les autres services proposés : L’expert-comptable peut assister le dirigeant dans l’élaboration de tableaux de bord lui permettant de mieux piloter l’entreprise. De même, il peut proposer un accompagnement et un suivi plus poussé. Dans les deux cas, ses services font l’objet d’une facturation particulière à rajouter aux honoraires des actes comptables.  

Quelques exemples de prestations d’un expert-comptable

Supervision des comptes uniquement

Le créateur ou chef d’entreprise réalise près de 80% du travail comptable. Il possède un logiciel de comptabilité-gestion ou utilise sous licence celui de l’expert-comptable. Dans ce cadre, il s’occupera de saisir les écritures comptables à partir des opérations liées à son activité. Bien sûr en cas d’erreur ou de doute concernant l’inscription d’une opération dans tel ou tel compte, il peut contacter son expert. Certains cabinets n’hésitent d’ailleurs pas à mettre en place une hotline à cet effet, notamment si la comptabilité est réalisée en ligne. L’expert-comptable n’intervient que pour superviser les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) afin que ceux-ci soient transmis au centre des impôts avec le moins d’erreur possible.

Avantages ++ : Des économies de coûts intéressants pour des activités à faible volume d’opérations
Inconvénients — : Posséder de solides notions sur la comptabilité ; peu voire absence de conseils notamment s’il s’agit d’une création d’entreprise.

Délégation partielle des comptes

C’est une relation équilibrée où le cabinet comptable est en charge d’une partie des missions et l’entreprise garde le contrôle sur le reste. Les échanges sont nettement plus nombreux que dans le premier cas (supervision des compte), il s’agit donc d’une véritable collaboration. Celle-ci doit donc être bien définie dans la lettre de mission.

Avantages ++ : Maîtrise des coûts ; Suivi et conseils réguliers ; Particulièrement adapté quand l’entreprise atteint une taille critique (personnel) ou un volume d’activité important.
Inconvénients — : Connaissances en comptabilité du chef d’entreprise ou à défaut embauche d’un comptable (augmentation des frais de personnel).

Externalisation totale de la comptabilité

Il s’agit de la relation la plus souvent utilisée. Elle permet au dirigeant de se consacrer au développement de son entreprise.

Avantages ++ : Gain de temps ; Les déclarations fiscales et sociales sont effectuées sous la responsabilité de l’expert-comptable (en théorie pas d’erreurs, donc peu de risque d’amendes ou de pénalités)
Inconvénients — : Coûts pouvant être élevés selon l’entreprise (taille, niveau d’activité) ou selon le cabinet d’expertise ; Externalisation totale ne veut pas dire absence de contrôle du chef d’entreprise (pas de confiance aveugle).

Conclusion

• Diverses nuances dans la relation entre l’entreprise et l’expert-comptable,
• Celle-ci dépend des attentes et des besoins en matière comptable définie par le chef d’entreprise,
• La lettre de mission est centrale et doit être bien formalisée,
• Prendre le temps (comparer les différentes offres) pour trouver l’expert qui convient.

Lorsque l’activité et le chiffre d’affaires grandissent, ne vous dispensez pas de garder le contrôle sur la gestion de vos comptes et votre comptabilité. Passez à l’étape supérieure afin de maîtriser la gestion financière à des fins décisionnelles. Vous apprendrez aussi à piloter la performance financière de votre entreprise et affiner vos décisions opérationnelles (par exemple, recruter un salarié ou prendre un consultant freelance, salaire et cotisations sociales versus honoraires).

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