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Quelles sont les formalités administratives liées à la gestion de votre comptabilité d’entreprise ?

Gestion & Comptabilité
29/10/2020 • Temps lecture : 8 mn • rédaction par Pierre de CréActifs
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Sommaire de l'article

    Les obligations et formalités administratives qui vous sont applicables ne sont pas les mêmes suivant que vous exercez sous le régime de la micro-entreprise, ou comme entrepreneur individuel classique, voire en tant que société soumise à l’impôt sur les sociétés.

    Et que vous soyez micro-entrepreneur ou à la tête d’une PME, vous êtes nombreux à vous retrouver face à la problématique de la gestion de votre comptabilité en tant que Chef d’entreprise. Avant d’envisager notre ne formation de 5 jours à la Comptabilité et la Gestion, commencez par bien comprendre vos obligations administratives selon votre statut.

    La micro-entreprise : des démarches administratives simplifiées

    Les démarches administratives pour la gestion de votre comptabilité sont relativement simples si vous êtes sous le statut juridique de micro-entrepreneur. Voici les 3 déclarations à effectuer auprès des services de l’état :

    La déclaration de chiffre d’affaires

    Pour rappel, le chiffre d’affaires correspond à l’ensemble des recettes encaissées. Selon la périodicité choisie, chaque mois ou chaque trimestre, le micro-entrepreneur doit obligatoirement déclarer son chiffre d’affaires sur le site de l’URSSAF.
    Dans le cas où votre chiffre d’affaires serait nul, il suffit d’indiquer « Néant » à la place du montant.

    Notez bien que la première déclaration s’effectue 90 jours après la date du début d’activité. Elle vous permettra de calculer les cotisations sociales dont vous devrez vous acquitter. Par ailleurs, le taux de ces cotisations varie selon la nature de votre activité.

    La déclaration d’impôts sur les revenus

    Concernant la déclaration d’impôt, vous devez l’effectuer sur le formulaire 2042-C-PRO au moment de votre déclaration d’impôt personnelle. Cette tâche administrative est très simple : il suffit de déclarer le montant Hors Taxe (HT) des recettes encaissées pour votre compte annuel.

    La cotisation foncière des entreprises (ou déclaration CFE)

    Lors de la création de votre micro-entreprise, un questionnaire CFE vous est envoyé par le SIE (Service Impôts Entreprise). Vous devrez déposer la déclaration à ce même service avant le 31 décembre de l’année de la création de votre micro-entreprise.

    Un avis d’impôt est ensuite établi par les services fiscaux, indiquant le montant dont vous devez vous acquitter :

    • La première année, vous êtes exonéré(e).
    • La seconde année, l’exonération se poursuit si le chiffre d’affaires de l’année précédente est inférieur à 5000 €. Le paiement se fait en ligne. Il est automatisé.

    L’EI classique / l’EIRL : des démarches administratives et comptables plus nombreuses

    Les demandes et démarches administratives pour une bonne gestion de votre comptabilité sont plus denses, si vous êtes à la tête d’une entreprise individuelle.
    Pour ces différentes formalités, voici les déclarations à effectuer :

    La déclaration DSI des cotisations sociales

    Pour les indépendants (Chefs d’EI classique, d’EIRL ou gérants majoritaires d’une EURL ou d’une SARL), la déclaration des cotisations sociales correspond à la DSI (Déclaration Sociale des Indépendants).

    Elle doit être réalisée sur le site suivant : net.entreprises.fr.

    Il faut savoir que les 2 premières années d’activité, vos revenus ne sont pas encore connus. Les cotisations sociales à payer seront donc basées sur un forfait :

    • La première année, le forfait est basé sur le PASS (Plafond Annuel de la Sécurité Sociale)
    • La seconde année, les cotisations sont basées sur le forfait de la 2ème année

    Ce n’est que vers mai ou juin de la seconde année, que vous connaîtrez vos revenus. Vous pourrez effectuer votre déclaration DSI à ce moment-là. Suite à cette action, la SSI (l’Agence de Sécurité Sociale des Indépendants) vous adressera un échéancier de régularisation des cotisations sociales de première année, que vous devrez payer.

    Le taux des cotisations sociales dépend de votre activité :

    • Pour les activités libérales, il s’élève à 38% du revenu ou de la rémunération
    • Pour les activités artisanales et commerciales, il s’élève à 40% du revenu ou de la rémunération

    Si le revenu ou la rémunération est nul, vous devrez vous acquitter de la somme de 1042 € pour les cotisations sociales et de 103 € au titre de la formation professionnelle.

    La déclaration de TVA

    L’entreprise individuelle est assujettie à la TVA par défaut (au même titre que les sociétés, évoquées plus tard dans l’article). L’entreprise individuelle représente en général une « petite entreprise ». Dans ce cas de figure, il est donc logique d’opter pour un régime simplifié de TVA.

    Comme pour les autres formalités administratives, la déclaration se fait directement en ligne. Vous pouvez choisir de l’effectuer seul ou de vous faire accompagner par votre expert-comptable.
    L’externalisation administrative peut être une bonne solution pour vous aider dans votre projet entrepreneurial. Elle pourrait vous permettre de vous consacrer pleinement aux actions qui demandent vos propres compétences, afin de développer au mieux votre entreprise.

    La déclaration d’impôts

    Votre déclaration d’impôts doit être faite en 2 étapes distinctes.

    Tout d’abord, votre expert-comptable doit commencer par établir la liasse fiscale. Composée de différents documents fiscaux, dont le bilan et le compte de résultat, elle permet de déclarer les bénéfices de votre entreprise individuelle auprès des impôts. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises (sauf la microentreprise), mais est néanmoins simplifiée pour l’EI classique et l’EIRL.

    Cette déclaration est à faire en ligne.

    Une fois la liasse fiscale produite, vous pouvez établir votre déclaration d’impôt sur le revenu. Comme vous êtes chef d’entreprise individuelle, les bénéfices de votre entreprise sont équivalents à vos revenus (auxquels vous ajouterez les potentiels prélèvements que vous auriez pu faire). La déclaration se fait également sur le formulaire 2042-C-PRO.

    La cotisation foncière des entreprises (ou déclaration CFE)

    Lors de la création de l’entreprise, un questionnaire vous est envoyé par le SIE (Service Impôts Entreprise). Vous devrez déposer votre formulaire de déclaration CFE à ce même service avant le 31 décembre de l’année de création. Vous ne commencez à payer qu’à partir de la deuxième année. Le paiement est également automatisé et se fait en ligne.

    En quoi consistent les démarches à effectuer dans le cadre d’une Société soumise à l’IS (Impôt sur les Sociétés)

    Si vous êtes à la tête d’une société, les démarches administratives et comptables sont similaires à celles d’une entreprise individuelle, avec toutefois quelques nuances. Voici les déclarations à effectuer :

    La déclaration des cotisations sociales

    Le cas du Travailleur Non Salarié (TNS)

    Pour les indépendants (chefs d’EI classique, d’EIRL ou gérants majoritaires d’une EURL ou d’une SARL), la déclaration des cotisations sociales est la DSI (Déclaration Sociale des Indépendants). Elle doit être faite sur le site suivant : net-entreprises.fr.

    Il faut savoir que les 2 premières années d’activité, vos revenus ne sont pas encore connus. Les cotisations sociales à payer seront donc basées sur un forfait :

    • La première année, le forfait est basé sur le PASS (Plafond Annuel de la Sécurité Sociale)
    • La seconde année, les cotisations sont basées sur le forfait de 2ème année

    Ce n’est que vers Mai ou Juin de la seconde année que vous connaîtrez vos revenus. Vous pourrez effectuer votre déclaration DSI à ce moment-là. Suite à cela, la SSI (Agence de Sécurité Sociale des Indépendants) vous adressera un échéancier de régularisation des cotisations sociales de première année que vous devrez payer.

    Le taux des cotisations sociales dépend de votre activité :

    • Pour les activités libérales, il s’élève à 38 % du revenu ou de la rémunération
    • Pour les activités artisanales et commerciales, il s’élève à 40 % du revenu ou de la rémunération

    Si le revenu ou la rémunération est nul, vous devrez vous acquitter de la somme de 1042 € pour les cotisations sociales et de 103 € au titre de la formation professionnelle.

    Le cas de l’Assimilé Salarié (AS)

    Cela concerne les gérants minoritaires de SARL et les présidents de SAS ou SASU. Dans ce cas de figure, la déclaration des salaires et des cotisations sociales est la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Le formulaire est à remplir en ligne et à déposer sur le site : net-entreprises.fr.

    Généralement, cette tâche est déléguée à l’expert-comptable, car cette déclaration est à réaliser tous les mois. Aussi, à chaque fin d’année, votre entreprise doit produire un récapitulatif annuel de la DSN.

    La déclaration de TVA

    Comme pour les entreprises individuelles, les sociétés sont assujetties à la TVA par défaut. En tant que dirigeant de société, vous pouvez opter pour un régime simplifié ou pour un régime réel. Le formulaire à remplir diffère selon votre choix :

    • En cas de régime simplifié, vous devrez remplir le formulaire 35176-S-SD
    • En cas de régime réel, vous devrez remplir le formulaire 3310-CA3-SD

    Vous pouvez remplir ces formulaires seul ou vous faire accompagner par votre expert-comptable. Ces déclarations se font obligatoirement en ligne.

    La déclaration d’impôts

    Votre déclaration d’impôts doit être faite en 2 étapes distinctes.

    Dans un premier temps, votre expert-comptable devra remplir la liasse fiscale. Rappelons qu’elle contient divers documents fiscaux, parmi lesquels on trouve le bilan et le compte de résultat, elle permet de déclarer les bénéfices de votre entreprise auprès des impôts. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises (sauf la microentreprise).

    En plus de la liasse fiscale, votre société doit joindre à la déclaration, un formulaire récapitulatif (précisant l’identification de votre société, la date de début et la clôture d’exercice comptable, les activités exercées, un récapitulatif des éléments d’imposition, etc.).

    La déclaration se fait également en ligne.

    La cotisation foncière des entreprises (ou déclaration CFE)

    Lors de la création de l’entreprise, un questionnaire vous est envoyé par le SIE (Service Impôts Entreprise). Vous devrez déposer votre formulaire de déclaration CFE à ce même service avant le 31 décembre de l’année de création. Vous ne commencez à payer qu’à partir de la deuxième année : le paiement est automatisé et se fait en ligne.

    Ne négligez pas ces démarches et formalités administratives

    Que vous soyez en réflexion pour créer votre entreprise, ou que vous ayez déjà une société mise en place, vous devez savoir que ces démarches font partie du métier d’entrepreneur.

    Quelle que soit la dénomination sociale que vous avez choisie, gardez bien toutes les pièces justificatives, même après la saisie des données, pendant le temps nécessaire imposé par les services publics. Vous éviterez ainsi bien des embûches.

    Pour assurer la bonne gestion de votre comptabilité, et ce, quelle que soit la forme juridique de votre entreprise, il est primordial de connaître ces formalités administratives. Souvent, elles sont perçues comme rébarbatives… Alors n’hésitez pas à les réaliser main dans la main avec votre expert-comptable.
    Il n’est pas évident de pouvoir gérer soi-même sa comptabilité : le droit est en perpétuelle évolution, en matière fiscale en particulier. Souvent, seul un professionnel compétent peut suivre les évolutions fiscales. Il pourra vous aider dans vos démarches, pour vous apporter une assistance administrative adéquate.

    Et pour aller plus loin, CréActifs vous propose une formation pour non-comptables à la gestion et comptabilité d’entreprise.

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