Maîtriser les règles de la facturation papier ou électronique

Obligation de facturation en entreprise

Que vous décidiez de créer une société ou de vous installer en tant qu’auto entrepreneur, vous devez tenir une comptabilité et établir dans certains cas des factures. C’est une obligation légale imposée par l’article L441-9 du Code de commerce « Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle fait l’objet d’une facturation ».

Le traitement des factures est un acte essentiel de la gestion de l’entreprise. Il est indispensable d’émettre une facture dès l’émission d’un bien ou service ou sa réception, en mettant en place des processus standardisés. Vous pouvez dans un premier temps rédiger vos factures sous Excel ou via un logiciel de comptabilité en ligne. La facture papier peut encore être remise au client. Toutefois, la législation française impose progressivement la facture électronique via un logiciel.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Il s’agit d’un document qui constitue :

• La preuve d’une opération commerciale
• Un élément essentiel de la comptabilité de l’entreprise
• Un justificatif des achats et des produits (chiffre d’affaires).

Quand établir la facture client ?

Toute entreprise a l’obligation d’établir une facture dès la réalisation de la vente du bien ou de la prestation de service. Une facture doit être établie à chaque flux financier (acomptes, avoir, solde).

Par ailleurs, la délivrance d’une facture est obligatoire :

• Sur demande du client, pour la vente de produits quel que soit le prix
• En cas de vente à distance
• Pour toute prestation de service supérieure à 25 euros
• Lors de la réalisation de certains travaux immobiliers.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?

• Date d’émission de la facture,
• Numérotation unique de la facture,
• Date de la vente ou de la prestation de service,
• Identité de l’acheteur,
• Identité du vendeur ou prestataire,
• Décompte détaillé de chaque prestation ou produit fourni,
• Désignation du produit ou de la prestation,
• Prix catalogue HT,
• Taux de TVA applicable (si c’est le cas),
• Réduction de prix éventuel,
• Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
• Adresse de livraison pour un bien,
• Et selon le cas : numéro individuel d’identification de la TVA du vendeur et client professionnel,
• Mention de l’existence et de la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans pour certains biens,
• Date ou délai de paiement,
• Taux des pénalités de retard,
• Mention relative à l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ou retard de paiement (cela vous assure de mieux gérer vos créances clients),
• Adhésion à un centre de gestion agréé (CGA),
• Si franchise de base de TVA, indiquer la mention obligatoire.

Il existe des particularités supplémentaires selon l’activité professionnelle exercée. Par exemple, pour les artisans ou micro-entrepreneur exerçant une activité artisanale, il convient de mentionner la police d’assurance professionnelle obligatoire (garantie décennale).

Comment se procurer un modèle Excel de facture ?

Au cours de votre formation, nous mettons à votre disposition un modèle exploitable de facture qui contient toutes les mentions utiles et indispensables. Nous vous expliquons aussi, comment entrer des formules de calcul dans votre outil de facturation.

Cas des entreprises assujetties à la TVA

Toutes les entreprises vont devoir se mettre à la facturation électronique, dite e-invoicing d’ici 2 à 4 ans. La facturation électronique – c’est-à-dire émettre, transmettre et recevoir les factures sous forme électronique – entre les entreprises françaises assujetties à la TVA interviendra progressivement entre 2024 et 2026. Cela concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA.

Le calendrier d’application, prévu par la réforme issue de l’ordonnance du 15 septembre 2021, est le suivant :

• 1er juillet 2024 en réception de facture pour l’ensemble des assujettis ;
• 1er juillet 2024 en transmission pour les grandes entreprises ;
• 1er janvier 2025 en transmission pour les ETI ;
• 1er janvier 2026 en transmission pour les PME et microentreprises.

Pour vous aider dans cette transition, Axonaut, logiciel de facturation électronique conforme, vous permettra de créer des factures électroniques en quelques clics. En plus de vous permettre d’être conforme aux prochaines législations, ce logiciel 100% français conçu pour les petites entreprises représentera un réel gain de temps sur la gestion de votre entreprise : devis, facturation, comptabilité etc. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez à vous inscrire à leur période d’essai de 15 jours sans engagement !

Vous souhaitez découvrir notre offre de formations Comptabilité et Finance ? C’est ici !