Patrice Renaud, consultant et formateur chez CréActifs depuis de nombreuses années, vous explique comment gagner du temps et donc de l’argent grâce aux logiciels comptables. Découvrez, à travers des explications simples et des conseils, comment vous simplifier et optimiser la gestion comptable de votre entreprise ? Faites vos premiers pas en comptabilité en étant guidé pas à pas.
Intérêts des logiciels comptables
Il y a encore quelques années, la comptabilité était saisie par des opérateurs comptables ou des collaborateurs en cabinet d’expertise comptable.
Aujourd’hui les nouvelles technologies permettent d‘automatiser un maximum la comptabilité via des logiciels d’incrémentation automatique. Ces logiciels sont nombreux sur le marché, n’hésitez pas à faire jouer la concurrence et à tenir compte de leurs spécificités :
- Ciel & Sage : tarif compétitif à 19€ / mois.
- EBP Compta : fonctionnel (tarif d’environ 30€ / mois).
- Xero : permet d’importer les relevés bancaires et la synchronisation avec le compte bancaire.
- Itool : possibilité d’opter pour la facturation et les devis en ligne pour un gain de temps (à partir de 12€ / mois).
- Quickbooks : simple d’utilisation, permet de lier comptabilité et facturation, 3 formules d’abonnements.
Gain de temps
Ils vont vous permettre de gagner beaucoup de temps en termes de :
- Saisie comptable,
- Production comptable,
- Fiabilité avec des état de bords mensuels, trimestriels ou semestriels selon ce qui vous convient le mieux.
Les logiciels vous permettent en effet de :
- Scanner une facture,
- Incrémenter une facture automatiquement dans la comptabilité,
- Intégrer toutes vos écritures comptables.
Ecriture comptable automatique dans les états comptables
Vous allez voir apparaitre une facture à l’issue de cette écriture comptable. Celle-ci va se déverser automatiquement dans les différents états comptables comme :
- Les journaux,
- Le grand livre,
- La balance.
Mise à jour en temps réel des tableaux de bord
Il sera possible de sortir des tableaux de bord réguliers. Ainsi vous pourrez piloter votre entreprise du mieux possible et rectifier ce qui a besoin de l’être avant qu’il ne soit trop tard.
Incrémentation des notes de frais
Grâce à votre logiciel de comptabilité, il est possible d’incrémenter automatiquement tout ce qui est notes de frais. Ces dernières sont généralement chronophages en termes de temps de saisie et numérisation. Le fait d’incrémenter les notes de frais automatiquement dans la comptabilité, vous permet un suivi régulier et personnalisé de toutes les notes de frais de vos collaborateurs.
Vous disposerez en effet d’un tableau de bord efficace concernant les notes de frais de :
- Restaurant,
- Déplacement,
- Hôtel,
- Essence et péage.
Incrémentation des factures clients
Vous avez l’obligation de produire vos factures clients dans un logiciel certifié par l’administration fiscale, comme un commerçant doit le faire avec une caisse certifiée conforme. Le fait de saisir les produits dans un logiciel comptable de facturation client, va vous permettre de :
- Déverser les fichiers FEC dans votre comptabilité,
- Suivre l’état des règlements de vos clients,
- Suivre le chiffre d’affaires via votre tableau de bord,
- Sortir la déclaration de TVA en temps réel, en suivant la TVA collectée.
Conseil d’optimisation comptable
En France la comptabilité est régie sur une règle claire et précise, dite la comptabilité d’engagement, c’est-à-dire que ce qui :
- N’a pas été encaissé doit être constaté dans le Bilan actif,
- N’est pas encore encaissé doit apparaître au Bilan passif.
Dans la mesure du possible, la comptabilité doit être mise à jour régulièrement. Ainsi vous allez pouvoir à tous moments, constater votre Bilan Actif et Passif mais aussi votre compte de résultat.
Si vous ne maîtrisez pas suffisamment ces notions, n’hésitez pas à vous former aux bases de la comptabilité d’entreprise. Vous gagnerez du temps, de l’énergie et surtout de l’efficacité afin de pouvoir vous consacrer pleinement à votre cœur de métier.
FORMATION : COMMENT GÉRER SA COMPTABILITÉ D’ENTREPRISE ?
Cette formation pour non-comptables doit vous permettre de comprendre et assimiler les principaux mécanismes et logiques de la comptabilité d’une entreprise pour en assurer la gestion.
Mise à jour mensuelle de votre comptabilité
La comptabilité via incrémentation automatique doit être faite au moins une fois par mois, si ce n’est pas toutes les semaines ou tous les jours, selon le volume des entrées et sorties à saisir.
La comptabilité mensuelle vous permettra :
- De suivre vos créances clients et dettes fournisseurs,
- D’extraire des données utiles au pilotage de votre entreprise, comme des tableaux de bords efficaces pour suivre votre activité au quotidien.
Soyez exigent avec vous-même et/ou votre expert-comptable, afin qu’il puisse vous permettre de piloter au mieux votre activité.
