Onboarding : comment réussir l’intégration de ses collaborateurs ?

L’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape fondamentale pour assurer la pérennité de votre recrutement.

Si la recrue n’est pas bien intégrée dans l’équipe ou ne dispose pas de tout ce qui lui est indispensable pour mener à bien sa mission, elle risque de partir avant la fin de la période d’essai. Si par la suite elle n’est pas épanouie au travail et s’est peu socialisée, vous risquez d’avoir du turn-over. Alors comment faire pour réussir l’onboarding de son collaborateur ?

Investissez un peu de votre temps au début du recrutement, pour gagner en efficacité et productivité très rapidement ! Jouez la carte de la proximité et de l’anticipation.

Donnez du cadre à votre processus d’intégration de vos collaborateurs, en suivant les meilleures pratiques du management et de gestion des ressources humaines proposées par nos experts formateurs.

Programmer un parcours d’intégration

Onboarding du collaborateur : les différents acteurs

Pour réussir votre onboarding, il est nécessaire d’impliquer les 3 acteurs indissociables, à savoir le :

• Nouveau collaborateur lui-même,
• Directeur des ressources humaines, s’il y en a un,
• Responsable ou dirigeant de l’entreprise.

Objectifs du parcours d’intégration dans l’entreprise

Réserver un bon accueil du nouveau collaborateur avant son immersion ! L’idée c’est d’immerger la nouvelle recrue dans une forme de découverte à 360° de son environnement de travail (produit, services, techniques, vente, livraison, satisfaction client, etc.). Il ne doit pas se contenter de rencontrer son manager direct. Il doit aussi échanger avec ses futurs collègues, les personnes des autres services avec lesquelles il va être en relation (commerciaux, responsable du transport, service après-vente, etc.), sans oublier le responsable RH (formalités d’embauche, mutuelle d’entreprise, ticket restaurant, codes d’accès, etc.).

Utilités du parcours onboarding

Dès les premières semaines, le collaborateur doit pouvoir découvrir les :

• Valeurs de l’entreprise,
• Stratégies et objectifs à 2 ans,
• Différentes équipes et métiers,
• Techniques et savoir-faire,
• Rôles de chacun,
• Connexions entre les différents services,
• Processus à suivre,
• etc.

Le futur collaborateur doit pouvoir aussi être curieux et faire preuve de son étonnement. En vous assurant de bien accueillir le nouveau collaborateur, vous allez aussi progresser et innover ! Le salarié a également un rôle à jouer dans sa bonne intégration. Il s’agit d’une réussite tripartite.

Dérouler le processus Onboarding

Informer l’équipe en place de l’arrivée de la recrue

Annoncez l’arrivée du collaborateur en interne aux équipes, à l’occasion d’un mail si l’entreprise est grande, sinon lors du point hebdomadaire ou mensuel. Cela est d’autant plus judicieux en cas de remplacement de poste (ex : congé maladie longue durée, congé maternité, congé parental d’éducation). Le salarié pourra plus facilement recevoir de l’aide des autres collaborateurs pour être rapidement opérationnel.

Offrir un livret d’accueil au collaborateur

En rédigeant en amont, un livret d’accueil comportant des informations générales, administratives et pratiques, vous gagnerez du temps par la suite. De plus, le candidat disposera de toutes les données utiles et indispensables à connaître pour faciliter sa prise de poste et ses relations sociales dans l’entreprise comme :

• e-mail du service RH,
• Coordonnées du service paie,
• Organigramme,
• Règlement intérieur,
• Horaires de travail,
• Modalités d’accès à l’intranet,
• Formalités pour poser des congés payés,
• Adresses sites web, réseaux sociaux,
• Position de travail adapté,
• Gestes de sécurité et d’hygiène,
• etc.

Cela permet de communiquer beaucoup plus facilement avec le collaborateur et de s’assurer que chacun d’entre eux disposent de la même information. De plus, c’est un bon moyen de prévenir les accidents du travail et les troubles musculosquelettiques.

Mettre à disposition des supports marketing

Afin que le collaborateur puisse s’imprégner rapidement de ce que fait, propose et distingue son entreprise sur le marché cible, pensez à lui remettre un exemplaire des dernières plaquettes publicitaires, supports marketing, flyers ou autre. Soyez transparent sur votre manière dont vous gérez la communication et la vente.

Préparer le poste de travail du collaborateur

Assurez-vous que le poste de travail de la recrue est opérationnel et fonctionnel pour le jour de son arrivée :

• Mobilier, matériel, fourniture,
• Codes d’accès, adresse e-mail et identifiants,
• Badge, carte, clés,
• Outils de travail, tenue de travail,
• Coordonnées utiles des autres services,
• Process, documentation technique,
• etc.

Lors de l’entretien d’embauche, le candidat peut vous avoir posé certaines questions pratiques sur son poste ou sa mission. Assurez-vous que vos réponses soient proches de la réalité décrite.

Organiser un système de parrainage ou tutorat

Au début, votre collaborateur peut avoir besoin d’être formé. Peut-être a-t-il besoin aussi de recevoir de l’aide pour mener à bien sa mission ? Pour l’aider dans sa prise de poste durant les premières semaines, un salarié – si possible expérimenté – peut proposer d’être parrain. Ainsi, il deviendra le référent capable de donner les informations utiles et d’apporter son aide en cas d’incompréhensions ou de manque d’informations. Le tutorat peut aussi être utile lors de l’apprentissage de techniques, l’usage de machines, engins ou procédés de fabrication.

Parcours intégration

En tant qu’employeur ou RH, il est vivement conseillé de créer du lien entre le nouveau collaborateur et les équipes existantes, à travers notamment :

• Une visite de l’entreprise, des commodités, vestiaires, salle de pause,
• Rencontre avec le responsable de chaque service, éventuellement avec aussi l’un des membres de l’équipe dirigeante,
• Un programme de formation digitalisée (avec Créactifs par exemple).

Utiliser les outils de communication interne

Il peut s’agir du blog, de la newsletter, de l’intranet de l’entreprise du point hebdomadaire de réunion, type Scrum. Prenez quelques minutes pour diffuser la biographie du nouvel arrivant avec sa photo, ainsi que son poste et sa mission, ou laissez lui la parole lors de votre point hebdomadaire d’activité. Cela facilitera les premières rencontres et échanges. Pensez également à l’ajouter à votre groupe WhatsApp si vous en avez un, au groupe « AfterWork du jeudi » ou encore « Activités sportives en équipe ».

Faciliter les interactions

Ne négligez pas l’aspect relationnel dans les premiers jours d’intégration. Proposer un pot d’arrivée, une pause-café ou un déjeuner en commun avec l’équipe au cours de la première semaine de prise de poste.

Pensez au suivi du collaborateur.

Le collaborateur a aussi besoin de se sentir accompagné tout au long des premiers mois, que ce soit par le manager, son parrain ou les ressources humaines. Proposez à la recrue des petits points chaque semaine pour vous assurer de sa bonne intégration. Cela vous permet d’adapter rapidement si nécessaire le dispositif mis en place, de sorte que le collaborateur puisse mener à bien sa mission et ce pourquoi vous l’avez recruté.

En conclusion, en vous assurant que vos collaborateurs disposent de tout ce qui est utile pour bien s’intégrer dans l’entreprise, vous avez davantage de chance de les garder longtemps. Plus vous évitez le turn-over, meilleur sera votre rentabilité et performance. Vous ne pouvez pas faire du business sans des salariés motivés et épanouis. C’est pour cela, que Bpifrance vous accompagne dans la croissance de votre entreprise. Ce dispositif finance gratuitement vos 2 jours de formation aux règles de base du management d’équipe et de gestion des ressources humaines. Profitez-en !