Travailler à son compte implique d’être ordonné, d’avoir de la rigueur, de savoir planifier ses tâches pour délivrer dans les temps voulus, mais aussi jouer la carte de la transparence vis-à-vis de ses clients. Afin de vous aider dans les différents aspects de votre métier, voici une liste d’outils pour freelance. Gratuits et simples à utiliser, ils vous permettent de mettre toutes les chances de votre côté, que vous soyez consultant indépendant, formateur indépendant ou autre.
Outil freelance n°1 : Google Workspace
Google Agenda pour planifier vos tâches et RDV
Incontournable, Google Agenda vous aide à organiser vos journées grâce à son outil gratuit de planification et d’alerte.
Commencez par créer votre to do list et répartissez les tâches. Notez vos échéances, RDV et découpez vos missions en plages de travail d’une à plusieurs heures.
Depuis Google Workspace, vous pouvez également planifier gratuitement des Google Meet (réunion téléphonique, visioconférence) avec vos prospects, clients et partenaires. Dès que vous recevez une invitation pour un événement par email et que vous l’acceptez, il se trouve ajouté automatiquement à votre planning.
Enfin, vous disposez d’un système d’alerte sous forme de notification (sonnerie et objet). Vous choisissez à quel moment vous souhaitez être averti, généralement entre 5 à 30 minutes avant l’évènement programmé. Ainsi, vous serez parfaitement organisé, maître de votre planning et vous ne risquez pas d’oublier quoi que ce soit !
Google Drive
En tant que freelance, vous avez la possibilité de travailler depuis n’importe quel lieu. Aussi, Google Drive vous sera indispensable pour accéder à vos fichiers, où que vous soyez. L’outil est gratuit jusqu’à 15 Go d’espace de stockage.
De plus, il dispose de fonctionnalités collaboratives, vous permettant de travailler à plusieurs sur un même dossier, avec un système de sauvegarde des différentes versions. Tout s’enregistre en temps réel. C’est idéal si vous êtes consultant indépendant et que vous souhaitez faire valider à votre client la maquette de votre projet. Celui-ci pourra également apporter des corrections ou des précisions utiles pour l’avancée de votre mission, et cela, sans perdre du temps en réunion.
Une autre bonne manière de gagner du temps est de démarrer votre activité d’indépendant dans les règles de l’art. Pour cela, rien de tel qu’une formation calibrée par des experts en la matière.
COMMENT DEVENIR CONSULTANT INDÉPENDANT ?
Mettez-vous à votre compte avec cette formation qui vous permettra d’acquérir l’ensemble des connaissances, spécificités et enjeux du métier de consultant indépendant (ou freelance) nécessaires pour assurer une activité pérenne.
Outil freelance n°2 : trame de cahier des charges de mission
Afin de matérialiser le contenu de votre mission, estimer parfaitement le temps et le coût de chaque tâche, mais aussi garantir la satisfaction client, vous avez besoin de rédiger un cahier des charges pour chaque contrat de freelance.
Sur la plateforme Cahierdescharges.com, vous disposez de différents exemples et de modèles gratuits de cahier des charges, classés par type de prestation : formation, rédaction, traduction, création de site internet, consulting, conception, élaboration de stratégie, etc. Des alternatives plus récentes existent aussi : comme Monday.com ou Notion.
Une fois rédigé, vous pouvez envoyer le cahier des charges de mission à votre client afin qu’il le valide. Cela facilitera votre rédaction du devis, ainsi que l’acceptation du prix par le client qui saura précisément ce qu’il obtiendra en retour.
Enfin, si vous gérez un centre de formation, cela vous permet de standardiser vos processus et d’harmoniser le travail avec vos formateurs indépendants.
CRÉER ET PROMOUVOIR SON ORGANISME DE FORMATION
L’objectif de cette formation est de vous permettre de comprendre comment développer l’activité de votre centre de formation.
Outil freelance n°3 : modèles de devis et factures
En phase de création d’entreprise, surtout dans le cadre de la micro-entreprise, sachez que le recours à un expert-comptable n’est ni obligatoire ni indispensable. Simplifiez-vous les tâches administratives et commerciales en ayant recours à un outil de comptabilité simplifié.
Facture.net est un outil 100% gratuit qui permet de créer des devis et factures comme un pro. Vous n’avez qu’à saisir les informations utiles (nom du client, adresse, SIRET, SIREN, n° de TVA intracommunautaire, prix à l’unité, nombre d’heure, remise, etc.) et l’outil s’occupe de générer le document avec toutes les mentions légales obligatoires. Vos factures ont la garantie d’être conformes notamment à la loi anti-fraude TVA. Mentionnons aussi des alternatives plus complètes comme Freebe ou Henrri, qui permettent non seulement de gérer les devis et factures, mais aussi de suivre la comptabilité et les déclarations fiscales.
Si vous venez à avoir de nombreux clients, que votre chiffre d’affaires se développe, alors pensez à vous former afin de maîtriser les bases de la comptabilité, car il vous faudra par la suite rédiger le bilan, le compte de résultat, réaliser vos déclarations fiscales annuelles, etc.
COMMENT GÉRER SA COMPTABILITÉ D’ENTREPRISE ?
Cette formation pour non-comptables doit vous permettre de comprendre et assimiler les principaux mécanismes et logiques de la comptabilité d’une entreprise pour en assurer la gestion.
Outil freelance n°4 : centralisation et gestion client
Il existe de nombreux outils pour centraliser la communication et centraliser la gestion de vos projets clients. Lorsque vous êtes freelance pour une agence ou que vous travaillez avec d’autres freelances, Slack est la plateforme parfaite.
Vous avez la possibilité de séparer vos différents interlocuteurs en groupe de travail. Pour cela, le mieux est de créer des salons, c’est-à-dire des espaces organisés de travail : accès aux documents utiles, partage d’idées, collaboration, planning, discussion, répartition des tâches, etc. C’est un outil idéal pour automatiser des tâches répétitives.
Outil freelance n°5 : canevas de démarchage de prospects
En tant que freelance, il vous faut faire de la prospection commerciale afin de trouver de nouveaux clients. Des plateformes pour consultants indépendants sont d’une aide précieuse. Mais vous pouvez aussi proposer spontanément vos services et savoir argumenter pour prouver votre plus-value.
Afin d’éviter le barrage de la secrétaire pour parler au bon interlocuteur dans l’entreprise, utilisez « voilà Norbert« . Ce moteur de recherche d’adresses emails, vous aide à trouver l’e-mail du décisionnaire de la société que vous souhaitez démarcher.
Ensuite, servez-vous de l’outil Prospero pour construire vos propositions commerciales. Vous pouvez choisir parmi 35 modèles celui qui correspond à votre activité (design d’intérieur, marketing de contenu, restauration, rédaction, etc.). Lors de vos actions de démarchage, vous gagnerez en efficacité, professionnalisme et rendement. Un essai gratuit est possible, ce qui vous permet si vous n’avez pas de budget, de vous inspirer d’un modèle parfait pour votre activité. Vous n’aurez qu’à le reproduire par la suite au format PowerPoint. Mentionnons aussi Apollo.io, qui combine la recherche d’e-mails avec un CRM intégré.
La cybersécurité
Pour les freelances qui gèrent des données sensibles de leurs clients, la cybersécurité est devenue une priorité. Travailler en ligne implique des risques, tels que le vol de données ou les cyberattaques, qui peuvent sérieusement impacter votre activité et nuire à votre réputation. Il est donc essentiel de choisir des outils offrant des protocoles de sécurité robustes.
Lorsque vous sélectionnez des plateformes pour la gestion de projets ou la communication avec vos clients, privilégiez donc celles qui proposent des fonctionnalités comme l’authentification à deux facteurs, le chiffrement des données et des sauvegardes régulières. Des outils comme Google Workspace, Slack, ou encore des CRM comme HubSpot intègrent ces mesures pour assurer une protection optimale. En utilisant ces services, vous garantissez non seulement la sécurité des données, mais vous cultivez aussi la transparence et la confiance avec vos clients.
Pour en savoir plus sur le démarchage de prospects, découvrez notre offre de formations Communication et Vente !
